Assistant - Assistante de Direction H/F - A3fa

A3FA ta nouvelle école de commerce située à Mandelieu / Cannes la Bocca recrute pour une de ses entreprises partenaires.

Du BTS jusqu au Mastère viens découvrir l ensemble de nos formations, complètes, de qualité, dans un environnement propice à l'apprentissage.

Tu seras présent au sein de l'école 2 jours par semaine et 3 jours dans l entreprise que tu auras choisie.A3FA est une école de commerce située sur Cannes/Mandelieu. Nous recrutons actuellement pour l'une de nos entreprises partenaires un/une assistant(e) de direction en apprentissage pour préparer l'une de nos formations diplômantes reconnues par l'état de niveau 5 à 7. (BTS / BACHELOR / MASTERE)
Vous serez sur un rythme 2 jours d'école / 3 jours en entreprise par semaine.
Description de l'entreprise : cabinet de conseil en stratégie et développement d'entreprise implanté à Cannes, accompagnant PME, start-ups et institutions dans leurs projets de transformation, d'organisation et de croissance.

Missions :
Gestion de l'agenda et des déplacements
- Planification des rendez-vous internes et externes de la direction (clients, partenaires, collaborateurs)
- Anticipation et optimisation des temps de travail et des priorités
- Organisation logistique des déplacements : réservations (billets, hôtels, véhicules), élaboration des itinéraires
- Préparation des documents de déplacement (planning, ordre de mission, notes de frais)

Préparation, coordination et suivi des réunions
- Organisation des réunions stratégiques (comités de direction, bilans, entretiens partenaires)
- Rédaction de comptes rendus clairs et structurés
- Suivi des actions décidées en réunion et relance des interlocuteurs concernés
- Gestion des outils de visio (Teams, Zoom, etc.) et coordination des convocations

Communication et interface interne/externe
- Filtrage et priorisation des appels, des emails et du courrier
- Rédaction de mails, courriers officiels, notes internes
- Prise en charge de la relation avec les interlocuteurs clés de la direction : clients, fournisseurs, partenaires, institutions
- Transmission efficace des informations aux bons interlocuteurs internes (RH, compta, commercial, etc.)

Gestion administrative de dossiers confidentiels
- Constitution, suivi et mise à jour de dossiers sensibles (RH, juridiques, financiers)
- Classement et archivage papier et numérique
- Suivi des contrats fournisseurs, renouvellements, relances, échéances
- Assistance dans la gestion de documents contractuels : NDA, conventions, contrats cadres

Support transversal à la direction
- Aide à la rédaction de présentations PowerPoint pour les réunions clients ou internes
- Élaboration de tableaux de bord de suivi d'activité, en lien avec les indicateurs clés (KPI)
- Veille sur les sujets d'actualité propres au secteur d'activité de l'entreprise
- Préparation d'éléments d'aide à la décision (dossiers synthétiques, benchmarks, comparatifs)

Participation à des projets ponctuels ou transverses
- Coordination de projets internes (ex : refonte de procédures, gestion de crise, démarche qualité)
- Participation à des campagnes de communication interne (organisation de séminaires, newsletters, onboarding de nouveaux arrivants)
- Contribution à des projets RH : mise à jour des fiches de poste, suivi des formations internes, planning des entretiens annuels

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles :
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.