Assistant Exploitation Agence H/F - Job Direct

JOB DIRECT, membre du groupe INTERIM DIRECT réalisant 50 millions € de CA, expert en ressources humaines depuis 2013, est spécialisé dans le recrutement du personnel intérimaire et le placement (CDI et CDD), dans différents domaines d'activité : BTP, Industrie, Agro-alimentaire, Logistique, Services...Une période d'intégration est prévue au siège (Villeneuve-la-Garenne), en lien avec les services supports (RH, paie, comptabilité, etc.), afin de favoriser la prise en main des outils, procédures internes et bonnes pratiques de gestion.
Cette séquence viendra en complément d'une passation sur site assurée par la titulaire actuelle du poste.

Missions :
Ressources Humaines
- Administration du personnel : gestion des formalités liées aux entrées et
sorties (DPAE, contrats ouvriers, pièces justificatives), mise à jour du
registre du personnel, suivi des permis de conduire et des documents
d'identité ;
- Suivi médical : organisation et suivi des visites médicales, gestion des
statuts des travailleurs étrangers, tenue à jour des dossiers du personnel ;
- Paie : saisie des éléments variables de paie (EVP), acomptes, contrôle des
bulletins de salaire, gestion des absences, congés payés et arrêts maladie ;
- Sinistralité - gestion administrative des arrêts de travail et des accidents
du travail/maladies professionnelles (AT/MP) : déclarations, attestations de
salaire, rédaction des contestations de premier niveau, suivi des délais de
procédure ;
- Dialogue social : préparation des réunions CSE (convocations,
transmission et mise en forme des documents associés) ;
- Disciplinaire : rédaction des courriers disciplinaires de premier niveau
(convocations, avertissements...) ;

- Formation professionnelle : participation au déploiement et au suivi du
plan de formation annuel (inscriptions, relances, reporting) ;
- Intérim - gestion administrative des intérimaires : contractualisation,
pointages, contrôle de la facturation et conformité des motifs de recours.

Assistanat & support d'agence :
- Accueil & standard : gestion des appels téléphoniques, accueil physique
des visiteurs, traitement du courrier entrant et sortant ;
- Rédaction & suivi administratif : rédaction de courriers et comptes-
rendus, mise en forme de documents, suivi de dossiers courants (courriers
RH, tableaux de bord, documents clients...) ;
- Classement & archivage : organisation et tenue des dossiers RH,
administratifs et comptables (bulletins, contrats, factures...), respect des
procédures de conservation et de confidentialité ;
- Appui à la Direction : assistance quotidienne du Directeur d'Agence dans
la gestion des documents de reporting, le suivi d'indicateurs et la préparation
des échanges avec le Siège et les clients collectivités.

Comptabilité / gestion :
- Achats & facturation : établissement et suivi des bons de commande,
réception des livraisons, vérification des éléments de facturation ;
- Suivi comptable : préparation du provisoire mensuel pour la Direction
Administrative et Financière, participation aux clôtures comptables
(mensuelles et annuelles).

QHSE :
- Application des procédures : respect et application des consignes QHSE
en lien avec les services support et les exigences clients ;
- Image et posture professionnelle : garantir une communication fluide,
fiable et conforme aux standards de l'entreprise dans toutes les interactions
internes et externes ;
- Confidentialité et conformité : assurer une gestion rigoureuse des
données sensibles (RH, médical, disciplinaire, comptable...), dans le respect
des règles éthiques et réglementaires du Groupe

Expérience : 4 à 5 ans minimum sur un poste similaire, avec une réelle polyvalence
RH / paie / administratif / comptabilité
Formation : Bac +2 ou Bac +3 en gestion, RH ou assistanat
Compétences attendues :
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word)
- Expérience de la paie et de l'administration du personnel (HR Access
apprécié)
- Connaissance de la convention collective des déchets (CCNAD) appréciée

Savoir-être attendus
- Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation
- Autonomie, anticipation, capacité à alerter
- Discrétion et confidentialité dans la gestion RH
- Aisance relationnelle et esprit d'équipe
- Sens du service et adaptabilité
- Respect des règles internes, des délais et des engagements
- Professionnalisme dans les échanges écrits et oraux