Assistant Administratif - Assistante Administrative Apprentissage H/F - Institut de Formation Regional des Indus

L'IFRIA Nouvelle-Aquitaine recrute !

Apprenti(e) Assistant(e) administratif(ve) Poste basé à Talence / Prise de poste : Septembre 2025

Votre mission :
Valoriser les métiers et les formations de l'agroalimentaire Accompagner nos apprentis
Sous la responsable de la responsable administrative et financière, vous jouerez un rôle clé dans la gestion administrative et pédagogique de notre centre de formation pour apporter le meilleur des services à nos usagers (apprentis, stagiaires, entreprises, partenaires pédagogiques.)

Vos principales activités :
- Assurer la gestion administrative quotidienne
- Accueil physique des personnes
- Répondre au téléphone
- Gérer les mails génériques
- Gérer le courrier entrant et sortant
- Répondre aux demandes de la direction, des chargés de filières et de la responsable administrative et financière
- Traiter les demandes de candidats
- Assurer la gestion administrative plus spécifique
- Informer les entreprises sur des informations concernant les formations : redirection vers un chargé de filière, simulation d'un coût d'apprenti,.
- Accompagner les entreprises sur la rédaction des contrats d'apprentissage
- Traiter les contrats d'apprentissage
- Informer les apprentis sur les aides auxquelles ils peuvent prétendre lors de leur rentrée
- Accompagner les apprentis à bénéficier de ces aides (recherche de logement, accompagnement pour qu'il puisse bénéficier de toutes les aides)
- Rédiger les conventions de formation pour les contrats de professionnalisation
- Préparation en partenariat avec le chargé de filière des rentrées,
- Préparer les dossiers des alternants,
- Faire le suivi des émargements / absences des alternants
- Informer les jeunes en amont du recrutement
- Répondre à leurs interrogations par téléphone, accueil physique, demandes de documentations et d'informations par mails ou rediriger aux chargés de filières
- Assister la Responsable Mobilité Internationale
- Échanger sur les dossiers administratifs à gérer en collaboration avec la responsable mobilité internationale (Erasmus +.)
- Aider les apprentis pour leur hébergement en période de formation
- Recensement des besoins des apprentis sur les lieux de formation,
- Trouver des solutions d'hébergement,
- S'occuper du suivi (tableau de bord)
- Facturation des hébergements

Vos interlocuteurs au quotidien :
- En interne : l'équipe de l'IFRIA Nouvelle-Aquitaine
- En externe : les tiers (CROUS, Erasmus +,.), les partenaires pédagogiques, les candidats/apprentis/stagiaires, les entreprises du secteur alimentaire.

Profil recherché :
Formation / expérience :
- Vous souhaitez acquérir un Bac +2 (Assistante de Gestion, Economie Sociale et Familiale.)
Compétences et qualités :
- Dynamisme, autonomie, sens de l'initiative
- Bonnes capacités de communication orale et écrite
- Organisation, rigueur et gestion des priorités
- Aisance avec les outils bureautique,
- Goût pour le travail en équipe et les échanges avec des publics variés

Rémunération / Contrat
- Contrat d'apprentissage,
- Salaires brut mensuel : légal
- Statut : Apprenti
- Temps de travail : 35 heures,
- Prime sur objectif : 7% de la rémunération annuelle
- Chèque restaurant
- Mutuelle,
- Compte épargne entreprise

Réponse par courrier à l'attention de Ingrid MAILLET,
IFRIA Nouvelle Aquitaine
37 avenue Albert Schweitzer CS 80013 33 403 TALENCE Cedex
Réponse par mail l'attention d'Ingrid MAILLET en cliquant sur "Postuler

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Autres enseignements

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.