Assistant - Assistante de Gestion Administrative H/F - Pôle Emploi

Assistance auprès de la direction
Gérer les emplois du temps, le courrier, organiser les déplacements, les réunions.
Préparer des dossiers permettant la prise de décision, réaliser des présentations.
Assurer l'interface entre la direction et les opérationnels : organiser, planifier, contrôler leurs activités en fonction des objectifs définis.
Exercer un rôle de support : relayer les consignes de la direction, partager les informations, de sources interne et externe, utiles aux collaborateurs.
Actualiser, classer, archiver les dossiers et les fichiers clients et fournisseurs.
Exercer un rôle de veille et d'alerte sur les informations significatives et les événements sensibles touchant l'entreprise.
Gestion administrative et des ressources humaines
Administrer le personnel : absences, congés, départs, bulletins de paie, déclarations sociales et fiscales, notes de frais, dossiers collaborateurs.
Gérer les services généraux : assurances, sécurité, entretien, fournitures.
Assurer le suivi des stocks et la logistique (approvisionnements, expéditions, livraisons).Gestion commerciale
Renseigner et conseiller la clientèle, traiter et résoudre les litiges clients.
Enregistrer et suivre les commandes, les en-cours, les crédits clients, effectuer les relances, veiller au recouvrement des impayés.
Gérer les fournisseurs et les sous-traitants : suivre les contrats, régler et saisir les factures, négocier les tarifs.
Établir des statistiques de vente, effectuer le reporting.
Participer aux actions de communication externe de promotion des produits (présence aux salons professionnels).

Experience : 5 An(s) - en tant qu'assistante de direction

Compétences : Gestion des agendas, Planification de réunions, Techniques de communication orales, écrites et numériques, Techniques de gestion du temps, Techniques de numérisation, Techniques de prise de notes, Normes rédactionnelles, Organisation d'événements professionnels, Procédures administratives, Classement, archivage, Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), Gestion administrative, Organiser des déplacements professionnels, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Collaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiers, Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc), Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement, Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.), Gérer un planning, Définir les plannings et congés de ses équipes, Gérer les plannings d'utilisation des équipements, Elaborer des tableaux de bord, Optimiser la performance de l'organisation, Mettre à jour un dossier, une base de données, Maintenir à jour les dossiers administratifs, Utiliser les outils numériques, Classer des documents, Assurer la gestion administrative d'une activité, Assurer le suivi de dossiers administratifs, Relayer de l'information, Améliorer des procédures administratives, Traiter les factures et les rapprochements bancaires, Vérifier les factures et les paiements, Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux, Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients, Assister les collaborateurs au niveau commercial et technique, Accueillir, orienter, renseigner un public, Fournir des informations claires et précises par téléphone, Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants, Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs, Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks, Développer et fidéliser la relation client

Permis : B - Véhicule léger exigé

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Activités de sécurité privée

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.