Adjoint Administratif Administration Dms H/F - Fonction publique Hospitalière

Présentation

L'adjoint administratif hospitalier secteur gestion est placé sous l'autorité hiérarchique du cadre administratif de la pharmacie DMS.

Il travaille en étroite collaboration avec le cadre administratif, les pharmaciens, le secteur achats GHT Loire de la Pharmacie DMS, le cadre de santé, les préparateurs, les magasiniers livreurs et les personnels des unités fonctionnelles.

La Pharmacie DMS gère un budget annuel d'achat de plus de 44 millions d'Euros (2023)

Missions de l'adjoint administratif hospitalier secteur gestion :

APPROVISIONNEMENT

Commande :
* Dispositifs gérés en non stockés : saisie sur Web KLS ou saisie commande manuelle HS, regroupement, validation, édition.

* Dispositifs gérés en stock : validation, édition.

* Dispositifs implantables : contrôle de la traçabilité, validation, édition.

Expédition des commandes
Appel des fournisseurs pour avance de réception des commandes de dispositifs non stockés à la demande des cadres infirmiers
Relance des commandes non livrées à la date prévue (non stocké)
Demande de création et/ou de modification de fournisseur, de domiciliation bancaire auprès de la Direction des Finances et du Contrôle de Gestion
Codage des produits e-Magh2 et Gildas Hospilog (partie logistique) :
Rattachement du codage dans «marché e-magh2» si produit en marché
Saisie du code produit dans e-Epicure si produit en marché
Gestion des non conformités et des exécutions par défaut (courriers, relances...)
Mise à jour de la liste des fournisseurs par gestionnaire et de la liste des fournisseurs étrangers

RECEPTION

Gestion des non conformités et des retours aux fournisseurs
Rapprochement des commandes et des bons de livraison
Contrôle des réceptions sur le logiciel économique et financier du CHU et Gildas Hospilog

FACTURATION

Rapprochement de la commande/ Bon de livraison avec la facture dématérialisée
Contrôle des prix (marché ou devis), de la TVA, des domiciliations bancaires, des numéros lot/série...
Liquidation des factures dans Prodige ou e-Magh2 (principalement pour les fournisseurs étrangers, litiges...)
Gestion des commandes pour le CH du Gier (tubes de prélèvement) : demande au CH du Gier d'adresser les bons de livraison, demande aux magasiniers-livreurs de réceptionner ces commandes dans Gildas et liquidation des factures
Gestion particulière de dossiers comme les bouteilles de protoxyde d'azote et les consignes en cryoablation
- Gestion des commandes en hors marché et supérieures à 4 000€ HT :
o Demande de devis auprès du service des marchés de la Direction des Achats et du Patrimoine (DAP)
o Création du numéro de devis dans « marchés e-magh2 »
o Liquidation de la facture
- Mandatement des factures urgentes
- Gestion des litiges
- Suivi et traitement des avoirs (exécution par défaut, non-conformité, matériovigilance...)
- Clôture d'exercice
- Titres de recettes

CLASSEMENT ET ARCHIVAGE

MARCHES : «marché e-magh2»

FORMATION

SUPPLEANCE

CONNAISSANCES

· Organisation et fonctionnement interne de l'établissement

SAVOIR FAIRE

· Pratique du logiciel économique et financière e-Magh2

· Pratique du logiciel d'approvisionnement, de traçabilité patient Gildas Hospilog

· Pratique du logiciel Hospitalis (commandes dématérialisées)

· Pratique du logiciel de titres de recette Pastel

· Pratique du logiciel d'achat e-Epicure
Afficher la suite
· Pratique du logiciel Pack Office

· Pratique du logiciel de traitement de texte Word

· Collaboration étroite et permanente avec les Pharmaciens

· Travail en équipe

· Sens de la Communication notamment avec les fournisseurs, les unités fonctionnelles et la Trésorerie du CHUSE

· Transmission des informations

SAVOIR ETRE

· Capacités d'Organisation, rigueur, sens des responsabilités

· Autonomie et Esprit d'initiative

· Disponibilité et réactivité

· Discrétion

· Polyvalence, solidarité au sein de l'équipe

· Sens du relationnel/Qualité d'écoute