Assistant du Secrétariat Général H/F - Ministère de l'Europe et des affaires étrangères

Définition synthétique : Sous l'autorité de la secrétaire générale, en lien avec le secrétariat de direction, l'assistant(e) contribue à l'organisation administrative du secrétariat général.

· Accueil et filtrage téléphonique.

· Gestion des agendas de la secrétaire générale et des secrétaires générales adjointes, organisation des réunions, rédaction et diffusion du compte rendu de la réunion interne au secrétariat général, élaboration et actualisation du calendrier des activités en coordination avec le secrétariat de direction.

· Planification et suivi des groupes de travail en lien avec les directions.

· Préparation et suivi des déplacements du secrétariat général.

· Secrétariat : rédaction des courriels, mise en forme des courriers administratifs,
saisie des frais de réception et/ou représentation,

· Soutien logistique : réservation des salles, organisation des modalités de visioconférence, commande de prestation de restauration, préparation matérielle des dossiers de réunions et des entretiens de recrutement, classement et archivage.

· Mise à jour de l'organigramme, de l'annuaire et de la liste de diffusion des agents des services centraux.

· Correspondante de l'intranet Orion pour la communication interne du secrétariat général

Il/elle pourra être amené(e) à apporter son appui aux assistantes de direction, et à la préparation et au déroulement des instances en appui de la gestionnaire instances en tant que de besoin.

Savoir-faire :

Aptitude à la communication orale et écrite.

Maîtrise des outils bureautique et applications de visioconférence.

Savoir-être :

Sens de l'organisation, rigueur.

Capacité d'adaptation, réactivité.

Respect de la confidentialité.

Capacité à travailler en équipe.

Connaissances :

Connaissance de l'environnement professionnel et des procédures administratives.