Adjoint Administratif Direction des Soins H/F - Ch Montperrin

Connaissances des techniques de secrétariat et de la bureautique et expérience dans le domaine de la santé souhaitée.
Horaires : 8H30 -16H30 ou 9H - 17H. Sur la base de 36 heures par semaine du lundi au vendredi,
1 semaine de 40h et 1 semaine de 32 heures (Repos Compensateur à définir en lien avec les autres secrétaires) + RTT
Organisation possible de télétravail au sein du service
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
Direction des Soins :
Le secrétariat de la Direction des Soins, sous la responsabilité hiérarchique du Coordinateur général des soins, travaille en collaboration avec l'ensemble de l'encadrement soignant de l'établissement.
Relations hiérarchiques : est placée sous l'autorité du Chef d'établissement et du Directeur des Soins.
Relations fonctionnelles :
- Le directeur des Ressources Humaines lors du remplacement de la secrétaire de la direction des Ressources Humaines.
- Les différentes directions de l'établissement et le secrétariat de direction ainsi que l'encadrement soignant et non soignant.
- Le personnel de l'établissement pour l'accueil et la transmission d'informations.
- Les partenaires extérieurs (ARS, préfecture, police, France Travail, ANFH,.) pour l'accueil, la transmission de données et la demande d'informations.
Missions Principales :
Organiser pour la direction des soins la réception, le traitement et la circulation des informations, des documents et des communications téléphoniques liées à cette direction et les relations internes et externes.
Organiser la gestion logistique (réunions, déplacements...) de la direction des soins.
Accueil physique et prise en charge des agents de l'hôpital,
- Classement et archivage des documents propres au secrétariat de la Direction des Soins,
- Enregistrement du courrier de la Direction des Soins et dispatching,
- Réception, traitement et orientation des appels, messages téléphoniques et courriels.
- Gestion de l'agenda du Directeur des soins
- Gestion des demandes relatives au personnel soignant de la part du Directeur des soins et/ou du DRH.,
- Traitement et mise en forme de documents,
- Gestion des dossiers (réunions d'encadrement et de la CSIRMT),
- Organisation des réunions, prise de notes et rédaction de comptes rendus,
- Organisation des Etudes Promotions Professionnelles Hospitalières (1 fois/an),
- Organisation des élections des membres de la CSIRMT (tous les 4 ans),
- Gestion du recrutement du personnel soignant (prise de RV, convocation, courrier de recrutement),
- Suivi des recrutements par voie de mutation,
- Gestion des stages en collaboration avec le responsable des stages,
- Planification des appels à candidature (1 fois/mois) en collaboration avec les cadres supérieurs de santé,
- Réunion avec la Directrice des soins et cadres supérieurs de santé tous les jeudis (suivis des recrutements) avec tableau des effectifs du personnel soignant),
Missions secondaires : cadre de la coordination des secrétariats des directions fonctionnelles :
Assurer le remplacement de la secrétaire de dirirection
- Gestion de l'agenda du Directeur
- Élaboration des courriers urgents.
Assurer le remplacement de la secrétaire de la direction des Ressources Humaines :
- Réception, traitement et orientation des appels, messages téléphoniques, courriels
- Élaboration des courriers urgents
- Gestion de l'Agenda du Directeur des Ressources Humaines
- Accueil physique et prise en charge des agents de l'hôpital
- Organisation des réunions
- Reproduction de documents urgents
- Organisation des entretiens de recrutement
- Enregistrement du courrier Direction des Ressources Humaines et dispatching
- Tri et distribution

Experience : 1 An(s) - Secteur santé

Compétences : Gestion administrative du courrier, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.