Responsable Coordinateur des Secrétariats Médicaux H/F - Fédération Hospitalière de France

Descriptif Le centre hospitalier de la Dracénie est un établissement généraliste qui groupe ses activités par pôles d'excellence :
* Pôle médecine-urgences
* Pôle gériatrie ;
* Pôle Interventionnel ;
* Pôle Soins Critiques Cardio Respiratoire ;
* Pôle Médico-Technique ;
* Pôle Santé Mentale ;
* Pôle Femme-Mère-Enfant ;
* Pôle Soins Oncologiques et d'Accompagnement.
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Contexte :
À la suite d'un départ à la retraite, notre établissement recherche un(e) responsable des secrétariats médicaux afin d'assurer la coordination, le bon fonctionnement et l'encadrement des équipes de secrétaires médicales.
Positionnement :
- Placée sous la hiérarchie du directeur des affaires financières, du contrôle de gestion, du bureau des admissions, de l'accueil standard et des secrétariats médicaux;
- Appuyée d'adjointes secrétaires référentes de pôles;
- Travail en relation étroite avec les chefs de pôles, cadres de pôles et cadres administratifs.
Avantages :
* Amicale
* CGOS
* Self
* Parking personnel
* Ateliers Bien-être
* Activités sportives
Missions principales
La responsable de la coordination des secrétariats médicaux :
- Supervise l'activité des secrétariats médicaux;
- Assure la hiérarchie des secrétaires référentes de pôles;
- Assure une gestion annuelle des congés et absences des secrétaires, compatible avec la continuité de service et le niveau prévisionnel d'activité selon les périodes;
- Définit les missions et tâches des secrétaires médicales;
- Assure une bonne organisation de travail des différents secrétariats et l'harmonisation des pratiques;
- Assure le suivi d'indicateurs d'activité des secrétariats, de performance et RH, réalise des audits et du contrôle interne;
- Évalue la charge de travail des secrétaires médicales;
- Objective les besoins de ressources nécessaires à la réalisation des missions et tâches;
- Contrôle et garantit le respect des cibles organisationnelles;
- Affecte les ressources en fonction des besoins des différents services;
- Anticipe les modifications à prévoir en fonction de l'évolution de l'activité et des ressources (départs, absences,);
- Construit une gestion prévisionnelle des emplois de secrétaire médicale;
- Détermine les priorités de formation spécifiques au métier de secrétaire médicale;
- Travaille en lien étroit avec les secrétaires référentes de pôles et organise des réunions de service régulières avec celle-ci;
- Organise avec les secrétaires référentes de pôles des réunions de service de pole de secrétariat au moins tous les deux mois;
- Se déplace régulièrement au sein des services;
- Fait remonter toute difficulté et est force de proposition après des trios de pôles;
- Supervise l'usage des outils numériques (fait remonter le paramétrage et les besoins pour améliorer logiciels métiers, en lien avec la DSIO);
- Développe des actions permettant la bonne tenue des dossiers en lien avec les attentes du DIM, et le respect des exigences réglementaires et de bonnes pratiques (indicateurs HAS);
- Assure la bonne réalisation du codage en lien avec le DIM et le responsable du bureau des admissions;
- Met tout en uvre afin d'assurer l'absence de retard du codage;
- Participe à la coordination du parcours administratif du patient;
- Porte la mise en uvre des démarches qualité et garantit le respect des procédures d'identito-vigilance;
- Assure une veille réglementaire et des recommandations de bonnes pratiques.
Compétences attendues
- Aptitude à la gestion de projets;
- Compétences en management d'équipe et animation de réseau;
Capacité à piloter des projets transversaux et à fédérer les équipes autour d'objectifs communs;
- Avoir une bonne connaissance de l'organisation hospitalière;
- Avoir une excellente connaissance du fonctionnement des secrétariats médicaux;
- Avoir une bonne connaissance des outils bureautiques et des logiciels métiers.
Qualités requises
- Sens de l'organisation, rigueur, autonomie et esprit d'initiative;
- Excellentes qualités relationnelles, diplomatie, sens de l'écoute;
- Capacité à gérer des situations complexes, à arbitrer et à accompagner le changement;
- Aptitude à la communication institutionnelle et à la diffusion d'informations stratégiques.
Profil recherché
Niveau de diplôme :
- Bac +3 à Bac +5 privilégiés, dans le domaine administratif, médico-social ou gestion.
Catégorie statutaire :
- Catégorie A privilégiée ; catégorie B possible selon expérience.
Expérience professionnelle
- Une expérience en tant que secrétaire médicale est appréciée, notamment dans le grade d'assistante médico-administrative (AMA);
- Une expérience confirmée en encadrement d'équipe, idéalement de secrétaires médicales, est requise.
Conditions d'exercice
- Quotité de travail : 100%
- Régime horaire/organisation du temps de travail : forfait cadre (19 RTT/an)