Adjoint Administratif Administration Dms H/F - Fédération Hospitalière de France

Descriptif 1. PRESENTATION DU POLE PHARMACIE

Le pôle Pharmacie regroupe trois Pharmacies à Usage Intérieur :
Pharmacie Médicaments Stérilisation Radio pharmacie (MedSterad) sur le site de NORD
Pharmacie DMS sur le site de BELLEVUE
Pharmacie Cancérologie sur le site de NORD

Le trinôme de Pôle : Chef de Pôle Docteur Xavier SIMOENS
Directeur Référent du Pôle : Monsieur Julien KISZCZAK
Cadre supérieur de Pôle Odile SIRJEAN

2. MISSIONS DU POLE PHARMACIE

Le pôle Pharmacie gère :

Les achats de fournitures de médicaments et de dispositifs médicaux stériles :
- La gestion des Marchés Publics pour le GHT Loire
- La collaboration aux achats nationaux pour la filière médicamenteuse et la filière des dispositifs médicaux stériles

L'approvisionnement et la dispensation :
- La gestion des commandes
- La gestion des stocks

La traçabilité :
Le suivi et la traçabilité des produits de santé dont les Dispositifs Médicaux Stériles (DMS) pour l'ensemble des unités fonctionnelles du CHUSE ainsi que des établissements gérés par convention.

Le suivi comptable :
- La facturation et le suivi des litiges
- Les escomptes
- Le suivi budgétaire
- Le suivi des dépenses des UF en lien avec l'activité
- Le suivi et le contrôle de la facturation des molécules onéreuses et des dispositifs médicaux stériles en sus du GHS

Les activités annexes :
- La stérilisation
- La radio pharmacie
- L'unité de reconstitution des cytotoxiques et cytostatiques

a)Budget du pôle Pharmacie

Le pôle Pharmacie gère un budget annuel d'achat de 167 millions d'Euros en 2023.

3. LIEU D'EXERCICE DU POSTE

Le poste se situe à la Pharmacie Dispositifs Médicaux Stériles (DMS),
4 rue Henri Brisson
42055 Saint-Etienne Cedex 02

4. EFFECTIFS DE LA PHARMACIE DMS

EQUIPE MEDICALE :

Pharmaciens : 7
Internes : 3

EQUIPE ADMINISTRATIVE :

Adjoints des Cadres : 2 ETP (Emploi Temps Plein) dont 1.3 ETP affecté au secteur achats DMS du GHT Loire
Agents administratifs : 10 ETP (dont 1 ETP affecté au secteur achats DMS du GHT Loire)

EQUIPE MEDICOTECHNIQUE :

Cadre de santé : 1 ETP

Préparateurs en pharmacie hospitalière (PPH) : 14.8 ETP (dont 2.2 ETP affectés au secteur achats DMS du GHT Loire)
L'équipe des PPH est répartie sur 3 sites différents :
- 8.8 ETP assurent leurs missions à la Pharmacie DMS

- 4 ETP assurent leurs missions dans les Blocs Opératoires sur le site de l'Hôpital Nord
- 2 ETP assurent leurs missions sur le Plateau Technique Cardiologie / Radiologie et Endoscopie sur le site de l'Hôpital Nord
Magasiniers - Livreurs : 8 ETP
Préparateurs de commandes : 5 ETP

5. HORAIRES D'OUVERTURE DE LA PHARMACIE DMS

Le service est ouvert du :
Lundi au vendredi de 7h30 à 18h30
Samedi matin de 8h30 à 13h00
Pendant la fermeture du service (en dehors des horaires d'ouverture, dimanches et jours fériés) une astreinte est assurée par les pharmaciens.

6. HORAIRE PLANNING

a)HORAIRE

Horaire hebdomadaire de 37h00.

b)PLANNING

Repos hebdomadaires fixes : samedi et dimanche
Jours RTT : Décompte forfaitaire
Congés annuels : 28 jours

7. MISSIONS POSTE ADJOINT ADMINISTRATIF HOSPITALIER SECTEUR GESTION

a)Présentation

L'adjoint administratif hospitalier secteur gestion est placé sous l'autorité hiérarchique du cadre administratif de la pharmacie DMS.
Il travaille en étroite collaboration avec le cadre administratif, les pharmaciens, le secteur achats GHT Loire de la Pharmacie DMS, le cadre de santé, les préparateurs, les magasiniers livreurs et les personnels des unités fonctionnelles.

La Pharmacie DMS gère un budget annuel d'achat de plus de 44 millions d'Euros (2023).

b)Missions de l'adjoint administratif hospitalier secteur gestion :

APPROVISIONNEMENT
Commande :
* Dispositifs gérés en non stockés : saisie sur Web KLS ou saisie commande manuelle HS, regroupement, validation, édition.
* Dispositifs gérés en stock : validation, édition.
* Dispositifs implantables : contrôle de la traçabilité, validation, édition.

Expédition des commandes
Appel des fournisseurs pour avance de réception des commandes de dispositifs non stockés à la demande des cadres infirmiers
Relance des commandes non livrées à la date prévue (non stocké)
Demande de création et/ou de modification de fournisseur, de domiciliation bancaire auprès de la Direction des Finances et du Contrôle de Gestion
Codage des produits e-Magh2 et Gildas Hospilog (partie logistique) :
rattachement du codage dans « marché e-magh2 » si produit en marché
o Saisie du code produit dans e-Epicure si produit en marché
Gestion des non conformités et des exécutions par défaut (courriers, relances)
Mise à jour de la liste des fournisseurs par gestionnaire et de la liste des fournisseurs étrangers

RECEPTION
Gestion des non conformités et des retours aux fournisseurs
Rapprochement des commandes et des bons de livraison
Contrôle des réceptions sur le logiciel économique et financier du CHU et Gildas Hospilog

FACTURATION
Rapprochement de la commande/ Bon de livraison avec la facture dématérialisée
Contrôle des prix (marché ou devis), de la TVA, des domiciliations bancaires, des numéros lot/série
Liquidation des factures dans Prodige ou e-Magh2 (principalement pour les fournisseurs étrangers, litiges)
Gestion des commandes pour le CH du Gier (tubes de prélèvement) : demande au CH du Gier d'adresser les bons de livraison, demande aux magasiniers-livreurs de réceptionner ces commandes dans Gildas et liquidation des factures
Gestion particulière de dossiers comme les bouteilles de protoxyde d'azote et les consignes en cryoablation
Gestion des commandes en hors marché et supérieures à 4 000 HT :
o Demande de devis auprès du service des marchés de la Direction des Achats et du Patrimoine (DAP)
o Création du numéro de devis dans « marchés e-magh2 »
o Liquidation de la facture
Mandatement des factures urgentes
Gestion des litiges
Suivi et traitement des avoirs (exécution par défaut, non-conformité, matériovigilance)
Clôture d'exercice :
o Liste des commandes en attente de réception au 31/12/N : basculer les commandes sur exercice N+1
o Liste des commandes reçues et non liquidées : relancer les fournisseurs, rattachement de charges

Titres de recettes :
o Fournisseurs escomptés : rafraichissement des recettes BO, préparation et envoi des courriers aux fournisseurs, saisie des créances, réponses aux sociétés si contestation en lien avec l'ACH
o Dépannages des autres établissements de santé : vérification du tableau de suivi (si besoin, relancer les préparateurs en pharmacie), préparation du dossier en recherchant le PUHT, la TVA, préparation de la synthèse des créances pour la Trésorerie du CHUSE, saisie des créances
o Exécution par défaut : si la société n'envoie pas l'avoir au bout de 3 mois, émission d'un titre ou autres (montants importants, pas de factures pour déduire l'avoir)
o Palettes, autres (avoir suite non-conformité, matériovigilance.)

Préparation du tableau de la déclaration d'échange de biens aux douanes à adresser chaque mois à la Direction des Services Financiers :
o Par rapport aux factures, compléter la référence, le montant, le poids du produit

Préparation chaque mois du suivi du hors marché analysé chaque mois par le Chef de Service :
o Rafraichir les requêtes Business Objects et les importer au format Excel dans les 2 tableaux de suivis (un pour DMS hors Ostéosynthèse et un Ostéosynthèse)
o Préparer les 2 tableaux suivis avec les nouvelles données

Aide à la préparation du suivi des dépenses mensuelles pour les 5 services représentant plus de 60% des dépenses annuelles en DM :
o Rafraichissement des requêtes Business Objects
o Préparation pochettes annuelles
o Archivage

Préparation hebdomadaire du tableau des relances des commandes gérées en hors stock

Demande de gratuités, suivi

CLASSEMENT ET ARCHIVAGE
Demandes d'approvisionnement
Bons de livraison, commandes

MARCHES : « marché e-magh2 »
Création des nouveaux marchés :
o Numéro de consultation, période, RIB...
o Paramétrage des délais de paiement si fournisseur escompté
o Insertion des pièces justificatives du marché
Rattachement des produits aux nouveaux marchés :
o Vérification des produits avec la notification d'attribution du marché et la base article Gildas
Si aucun changement (même fournisseur et même produit) :
Rattachement de ces produits au marché avec saisie du PUHT, TVA
Compléter Gildas et Epicure
o La référence commerciale et/ou le fournisseur changent :
Codage du produit dans e-magh2 et Gildas
Rattachement du produit dans « marché e-magh2 »
Mise à jour des codes produits dans E-epicure

La gestion des certificats administratifs et des avenants : mails adressés aux gestionnaires par le service des marchés de la DAP :
o Dans « marché e-mahg2 » : changement de prix, changement de RIB, changement de titulaire...

FORMATION :
Formation des nouveaux arrivants : Logiciels métiers, Approvisionnement, Réception, Facturation, Marchés.

SUPPLEANCE :
Suppléance des postes des gestionnaires en cas d'absence (RTT, CA)
Suppléance téléphonique secrétariat en cas d'absence (exceptionnel)

8. APTITUDES ET COMPETENCES ATTENDUES

CONNAISSANCES
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement

SAVOIR FAIRE
Pratique du logiciel économique et financière e-Magh2
Pratique du logiciel d'approvisionnement, de traçabilité patient Gildas Hospilog
Pratique du logiciel Hospitalis (commandes dématérialisées)
Pratique du logiciel de titres de recette Pastel
Pratique du logiciel d'achat e-Epicure
Pratique du logiciel Pack Office
Pratique du logiciel de traitement de texte Word
Collaboration étroite et permanente avec les Pharmaciens
Travail en équipe
Sens de la Communication notamment avec les fournisseurs, les unités fonctionnelles et la Trésorerie du CHUSE
Transmission des informations

SAVOIR ETRE
Capacités d'Organisation, rigueur, sens des responsabilités
Autonomie et Esprit d'initiative
Disponibilité et réactivité
Discrétion
Polyvalence, solidarité au sein de l'équipe
Sens du relationnel/Qualité d'écoute