Assistante Particuliere - Assistant Particulier du Vice-President du Conseil d'Etat H/F - Conseil d'Etat

Votre environnement de travail :

Dans le cadre de ses fonctions, le vice-président du Conseil d'Etat dispose d'un secrétariat particulier, de deuxchauffeurs, de deux maîtres d'hôtel et de deux huissiers affectés à son service. Ces agents sont rattachés au Cabinet du Conseil d'Etat dont les missions couvrent le champ protocolaire attaché à l'organisation des rencontres et des déplacements du vice-président ainsi qu'aux manifestations auxquelles il participe. Le secrétariat particulier, placé sous l'autorité de la cheffe de cabinet, est composé de trois agents de catégorie B.

Le secrétariat particulier prend en charge tous les aspects matériels de l'organisation du travail du vice-président et assure quotidiennement tous les relais nécessaires avec les chauffeurs, huissiers et maîtres d'hôtel ainsi qu'avec les assistantes des secrétaires généraux et du président de la section du contentieux. Composé de troisassistant(e)s de direction travaillant en brigade, le secrétariat assure une couverture de la journée de 8h30 à 19h30. Sous le contrôle de la cheffe de cabinet, le secrétariat doit systématiquement s'inscrire dans une démarche d'anticipation pour s'assurer de la bonne organisation de l'agenda du vice-président et éviter toute incertitude dans le déroulement des journées de travail en veillant à la bonne préparation de chaque rendez-vous, déjeuner, rencontre ou déplacement.

Vos missions :

Vous assurez, dans le cadre d'une organisation du travail en brigade, toutes les activités classiques d'un assistanat de direction expérimenté. Son activité se développera en particulier dans les domaines suivants :

1/ Pilotage de l'organisation générale de l'activité du vice-président : gestion et anticipation de l'agenda, organisation des réunions en présentiel et à distance, préparation des dossiers de réunions, gestion des déplacements.

2/ Accueil, information, mise en place et vérification des dispositions protocolaires : établissements des listes protocolaires et des plans de table, accueil physique et téléphonique, recherche de documents et d'informations, gestion des invitations, vérification des règles d'accueil et des mises en place, mise à jour du répertoire des contacts.

3/ Suivi du courrier et préparation des dossiers : enregistrement et traitement du courrier et des parapheurs, classement et archivage papier et numérique des courriers et des documents. Suivi des abonnements presse et des documents officiels.

4/ Rédactionet mise en formede documents : courriers, notes, discours, interventions, accusés de réception, fiches et menus. Réalisation de plans de tables, chevalets.

5/ Suivi des affaires réservées du vice-président.

Le secrétariat assure une couverture horaire de 8h30 à 19h30 en brigade.

La réussite sur le poste repose sur une réelle aptitude à travailler en équipe et à partager l'information.

Liens hiérarchiques et fonctionnels :

N+1 : cheffe de Cabinet

N+2 : vice-président du Conseil d'Etat

Vous possédez les compétences et savoirs suivants :

Connaissances

- Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Outlook, PowerPoint, Excel, Word et notamment suivi des corrections et publipostage)
- Maîtrise de la communication écrite et orale

Niveau Maîtrisé
- Bonnes notions de protocole
- Connaissance de l'anglais
- Maitrise des techniques de classement et d'archivage

Niveau pratique
Afficher la suite
- Maîtrise de l'application de gestion de courrier Elise
- Connaissance de l'organisation du Conseil d'Etat et du contexte institutionnel

Si nécessaire, une formation sera organisée pour faciliter la prise de poste.

Savoir faire

Niveau expert
- Capacité d'organisation et de gestion du temps
- Capacité à travailler en équipe
- Hiérarchiser les priorités et gérer les situations d'urgence
- Capacité à favoriser la circulation de l'information
- Capacité à rendre compte.

Niveau maitrisé
- Rapidité et soin dans l'exécution des travaux
- Esprit d'initiative

Savoir être
- Rigueur
- Sens de la confidentialité
- Qualité d'anticipation
- Flexibilité
- Réactivité
- Aisance relationnelle