Assistante de Direction - Cdc du Bazadais H/F - Fonction publique Territoriale

- Accueil téléphonique et physique
- Gestion des instances communautaires
- Gestion de l'agenda de la Présidente
- Assistance administrative de la DGS
- Assistance administrative du Directeur technique
- Transport à la demande
- Gestion des archives
- Renfort ponctuel pour tous les services supports

Accueil téléphonique et physique
- Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d'importance, d'urgence), filtrer, rediriger, transmettre
- Gestion des flux des documents et courriers entrant et sortant

Gestion des instances communautaires
- Élaboration du calendrier des instances communautaires et du Conseil d'administration du CIAS
- Convocation des commissions, du bureau, du conseil communautaire et du conseil d'administration du CIAS
- Organisation des réunions
- Préparation des délibérations, finalisation et télétransmission des actes
- Retranscription des procès-verbaux à partir des enregistrements des séances du conseil communautaire et du conseil d'administration du CIAS
- Gestion des registres des délibérations
- Constitution, mise à jour et exploitation des listings de coordonnées

Gestion de l'agenda de la Présidente
- Gestion de l'agenda et des priorités

Assistance administrative de la DGS
- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers
- Préparation et suivi de dossiers administratifs (rédaction, classement électronique ou papier, enrichissement des dossiers)
- Suivi de l'agenda de la DGS
- Recherche d'information via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution
- Organiser le traitement et la diffusion des informations

Assistance administrative du Directeur technique
- Rédaction des courriers
- Préparation des dossiers techniques (exemple : dossiers de consultation)
- Actualisation des tableaux de bord d'activité du service technique
- Préparation des bons de commande

Gestion du Transport à la demande
- Gestion des dossiers, de la commission locale
- Contrôle de la facturation, élaboration du bilan annuel

Gestion des archives
- Opérer un tri régulier parmi les dossiers et documents en vue de l'archivage
- Suivi de la bonne gestion des archives et conseils aux services

Connaissances théoriques
- Maîtrise des techniques et outils de secrétariat de direction : rédaction de courriers, gestion d'agenda, réception, accueil téléphonique...
- Maîtrise des logiciels de bureautique : Word, Excel, Outlook, PowerPoint
- Très bonne maîtrise orale et écrite de la langue française
- Connaissances de l'environnement des collectivités territoriales
- Connaissances en comptabilité
- Techniques de classement et d'archivage
Savoir-faire
- Capacité à évaluer l'urgence d'une demande
- Gestion des situations délicates
Savoir-être
- Organisé
- Rigoureux
- Autonome
- Diplomate
- Disponible
- Avoir le sens de l'accueil
- Avoir le sens des relations et du travail en équipe
- Qualités de réserve et de discrétion

Niveau requis : Bac +2 type BTS Assistant de Direction ou Equivalent ou très bonne expérience dans la Fonction publique territoriale en secrétariat de direction.