Assistante - Assistante de Gestion Pme-Pmi H/F - Woodmata

Conseil et assistance en Ressources Humaines spécialiste des TPE PMENous recrutons pour l'un de nos clients, Woodmata, société spécialisée dans l'import et la commercialisation d'objets d'art de la table et mobilier en bois :

un Gestionnaire du service administratif, polyvalent(e) tant sur des missions administratives, commerciales que comptables :

- Secrétariat : traitement des emails clients et fournisseurs

- Saisie des commandes clients sur le logiciel dédié (devis, factures, avoirs, bons de livraison.)

- Suivi des paiements et relances des factures impayées (relances écrites et téléphoniques)

- Notions de comptabilité : établissement des notes de frais, gestion et transmission des éléments comptables au service comptabilité interne, gestion des factures fournisseurs, règlements, calculs des taux de change

- Assistance à la tenue des stocks (inventaire régulier)

Experience : 5 An(s)

Compétences : Classement, archivage, Gestion administrative, Gestion des fournisseurs, Gestion des stocks, Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), Normes rédactionnelles, Suivi des indicateurs de performance, Techniques de communication orales, écrites et numériques, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques, Améliorer des procédures administratives, Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement, Assurer le suivi de dossiers administratifs, Assurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes), Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs, Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks, Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison), Concevoir un devis ou un projet de contrat, Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation), Développer et fidéliser la relation client, Effectuer le suivi des commandes, la facturation, Elaborer des tableaux de bord, Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects, Fournir des devis détaillés et des explications sur les coûts, Fournir des informations claires et précises par téléphone, Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi), Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants, Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc), Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux, Maintenir à jour les dossiers administratifs, Maintenir une relation clientèle de qualité, Négocier des conditions commerciales, Optimiser la performance de l'organisation, Organiser des déplacements professionnels, Promouvoir une culture d'amélioration continue, Réaliser la gestion administrative des contrats, Relayer de l'information, Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients, Vérifier les factures et les paiements, rigueur

Langues : Anglais exigé, Italien souhaité

Permis : B - Véhicule léger exigé

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.