Agent Polyvalent des Services Administratifs H/F - Cap Emploi 15

L'AGESI/CAP Emploi recrute à partir du 1er octobre 2025 un(e) agent(e) polyvalent(e) des services administratifs

Environnement du poste :

L'Association pour la Gestion de Services d'Insertion (dite "A.GE.S.I.") a pour but de promouvoir toutes les actions en vue de favoriser l'INSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE et le MAINTIEN EN ET DANS L'EMPLOI des personnes en situation de handicap et/ou de désinsertion professionnelle.

L'association gère le service CAP emploi :

Les CAP emploi ont été créés en 2000. Ils portent les missions d'insertion et de suivi durable en tant qu'organismes de placement spécialisés (OPS)
L'OPS développe une expertise dans l'accompagnement et la construction de parcours pour des publics qui nécessitent un accompagnement spécialisé et renforcé compte tenu de leur handicap.
L'expertise de l'OPS se fonde sur un principe de compensation en lien avec le handicap et en complémentarité avec le droit commun.
Les organismes de placement spécialisés ont deux grandes missions, Accompagnement VERS et DANS l'emploi.
Le service est à destination des personnes et des employeurs quel que soit leur statut.

Le poste de travail est au siège social de l'association à Aurillac
Définition du poste :
Au siège social, sous la responsabilité du directeur, il exécute des tâches d'accueil téléphonique et physique, de saisie de documents, de classement, donne des renseignements de premier niveau d'information, effectue de la saisie dans les bases de donnée métier.

Activités principales :
Accueil physique et téléphonique
Réception, orientation et transmission de communications téléphoniques,
Saisie de document et classement sur Word, Excel et bases de données métier,
Création des fiches administratives dans les bases de données métier,
Production, reproduction et mise en page de document,
Assurer la gestion du courrier entrant et sortant
Tenir à jour les dossiers liés à l'activité du secrétariat.
Gérer la conservation et l'archivage des documents suivant les procédures mises en place
Participer aux réunions : rédiger les comptes rendus de réunions
Responsabilité et organisation du poste en relation avec la direction
Animation, actualisation et suivi du site internet et autres outils de communications (réseaux sociaux)
Réalisation de support de présentation et/ou de communication (Diaporamas, plaquettes, flyers,.)
Collecter, exploiter, organiser les informations saisies.
Travail sur la numérisation des documents et passer au zéro papier
Toilettage des archives

Appui au numérique pour les bénéficiaires - Appui fonctionnel
Informer, relancer les personnes qui n'auraient pas répondu à l'enquête satisfaction, et veiller au remplissage des questionnaires qui leur seront envoyés.
Assistance technique et informatique, veille des interventions
Compétences techniques :
Expertise de l'outil informatique et des logiciels bureautique (Word, Excel, Publisher.),
Expertise de l'orthographe,
Expression orale claire.

Compétences génériques :
Respecter la confidentialité des informations et des documents ;
Savoir établir une relation adaptée avec les bénéficiaires (personnes, employeurs) et les partenaires ;
Mettre en oeuvre des moyens adaptés afin de réaliser les objectifs assignés ;
Avoir intégré la notion de service ;
Avoir une présentation adaptée ;
Être organiser et méticuleux

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Modalités d'accueil, Normes rédactionnelles, Règles d'affranchissement du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents, Définir des besoins en approvisionnement, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques

Langues : Français exigé

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Aide par le travail

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.