Assistant de Direction H/F - Centre Hospitalier du Pays d Aix Cen

Avec près de 3 000 professionnels le Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis fait partie des 50 plus gros établissements de France.
Le CHIAP est composé de 3 sites : le site principal situé au coeur de la ville d Aix-en-Provence, le Centre Roger Duquesne, établissement gériatrique situé dans le quartier Jas de Bouffan, et le site de Pertuis, situé au pied du Lubéron.Avec près de 3 000 professionnels et plus de 110 métiers représentés, au service des patients et de leurs proches, le Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis fait partie des 50 plus gros établissements de France (près de 950 lits).
Le CHIAP est composé de 3 sites : le site principal situé au coeur de la ville d'Aix-en-Provence, le Centre Roger Duquesne, établissement gériatrique situé dans le quartier Jas de Bouffan, et le site de Pertuis, situé au pied du Lubéron.
Hôpital public dynamique et à taille humaine, il est l'établissement de référence d'un territoire de santé de plus de 600 000 habitants couvrant les Alpes de Haute Provence, le Sud Vaucluse et le Nord des Bouches-du-Rhône.

Missions principales :
Assurer l'accueil physique et téléphonique
Gérer les agendas de la Direction Générale
Organiser les réunions, RDV (envoi ordre du jour, convocations, invitations), événements ponctuels et en réaliser les comptes rendus le cas échéant
Réceptionner, traiter le courrier et ses réponses
Mise en forme des courriers et dossiers et des décisions émanant de la Direction Générale
Gérer et diffuser l'information émanant de la Direction Générale ou des services demandeurs (décisions, notes d'information et notes de service)
Assurer le classement et l'archivage des documents traités
Assurer la collecte, la mise en forme et l'envoi des permanences hebdomadaires
Préparation de dossiers pour les Directeurs

Gestion des instances :
Participation à l'organisation des instances (Conseil de surveillance, Directoire, CSE, CME, F3ST),
Constitution des dossiers des instances pour la Direction,
Réalisation des comptes rendus et procès-verbaux des instances gérées par la Direction Générale (Conseil de surveillance, Directoire).
Assistanat à la gestion de projets.

Communication :
Actualisation régulière des contacts institutionnels
Réalisation de supports de présentation

Vos Compétences
Conditions d'accès au poste :
Pratique du secrétariat
Rapidité d'exécution (frappe)
Prise de notes rapide

Compétences attendues :
Bonne maîtrise de l'outil informatique (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Intranet, Internet, Acquisition des modalités de fonctionnement du nouveau logiciel de gestion de l'information déployé à la Direction Générale)
Maîtrise de l'accueil physique et téléphonique

Qualités requises :
Discrétion absolue
Qualités relationnelles
Autonomie et dynamisme
Organisation et méthode
Disponibilité
Gestion de l'urgence
Maîtrise de l'orthographe et de la grammaire
Bonne présentation

Régime horaire/organisation du temps de travail :
Poste de jour
Poste en 7h30
14 RTT ou 19 RTT en fonction du grade de l'agent
Quotité de travail : 100 %
Grade(s) : Poste ouvert au personnel de catégorie B ou personnel de catégorie C susceptible d'évoluer en catégorie B

Horaires :
Amplitude horaire entre 8h30 et 18h00 en fonction du roulement avec le binôme.

Processus de Recrutement : CV et lettre de motivation

Experience : Débutant accepté

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.