Assistant de Direction du Service Éducation H/F - MAIRIE Dammarie Les Lys

Dammarie Les Lys, 21 891 habitants, bordée par la Seine et la Forêt de Fontainebleau. Proche gare de Melun, RER D & Transilien (ligne R, Paris Gare de Lyon ? Melun en 25 min). Commerces, équipements culturels et scolaires, loisirs variés (piscine, cinéma, bowling, etc.). Nombreux parcs, pistes cyclables, accès direct à la forêt et à la Seine, ville verte, agréable.La ville recherche son/sa assistant(e) de direction au sein de la direction de l'Education.

Poste à pourvoir dès que possible. Catégorie C. Filière administrative. CDD 12 mois renouvelable

MISSIONS :

Gestion administrative (scolaire/périscolaire)

- Assister le responsable dans l'organisation du travail de la Direction + gestion de l'agenda
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif
- Enregistrer les courriers arrivée/départ
- Consulter, filtrer et trier les courriers électroniques dans le logiciel de gestion
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions
- Participer à la gestion et la mise en place des projets de la Direction
- Organiser et gérer la mise en place d'événements liés aux activités de la Direction
- Gérer les fournitures de la direction (commandes et réassort)
- Gérer le planning d'utilisation du véhicule de service
- Recenser les besoins auprès des écoles (fonctionnement et investissement) et effectuer un
chiffrage
- Élaborer les tableaux de préparation budgétaire (écoles et Direction)
- Suivre les budgets - Tableur Excel (services, écoles, ULIS, grève.)
- Demander des devis auprès des fournisseurs et prestataires (fournitures, abonnements
transport.) + planification des sorties scolaires auprès du prestataire
- Vérifier, enregistrer et saisir des commandes dans le logiciel CIRIL
- Suivre les livraisons, valider les factures, gérer les litiges.
- Savoir rendre compte
- Exécuter et suivre les procédures administratives
- Être force de proposition en matière d'optimisation du service à rendre aux usagers
- Rigueur, sérieux, discrétion professionnelle sont des prérequis.
- Marchés Publics (Scolaire/Périscolaire)
- PPMS (plan particulier de mise en sûreté)
- Gérer le contenu des malles PPMS dans les écoles, commandes et réassort
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Préparer et suivre les conventions des frais de scolarité et de restauration des enfants ULIS
- Gestion administrative et budgétaire (DGA DEEC)

SAVOIR-FAIRE

- Traiter des dossiers et rédiger des documents administratifs
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Vérifier la validité des informations traitées
- Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Trier, classer et archiver des documents
- Synthétiser et présenter des informations
- Rechercher et diffuser des informations
- Préparer les dossiers pour les instances

SAVOIR-ETRE

- Communication orale et écrite
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Capacité à déterminer les priorités
- Savoir mettre en place des outils de gestion

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.