Ca Bourges - Secretaire de la Premiere Presidence H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Vos activités principales

Le secrétariat de la première présidence assiste le premier président dans la gestion quotidienne de la cour d'appel et il est chargé de fonctions administratives de direction et d'exécution :

* Secrétariat de direction
- Accueil physique et téléphonique
- Gérer les agendas
- Gérer les courriers électroniques
- Enregistrer le courrier et en assurer le suivi
- Gérer les ordonnances de désignation et de roulement, gérer les ordonnances modificatives (élections, assises, absences ou indisponibilités de magistrats, etc.)
- Préparer tout type de documents ou dossiers administratifs (tableaux hebdomadaires des audiences)
- Gérer les prestations de serment des conciliateurs, enquêteurs sociaux, mandataires judiciaires, etc. : déterminer l'audience, instruire le dossier, fixer à l'audience, communiquer et diffuser aux magistrats et greffiers concernés, préparer le PV de prestation de serment, tenir le registre à jour, notifier le procès-verbal
- Élaborer les rapports d'activité
- Organiser matériellement les réunions et réceptions (assemblées générales, audience de rentrée, d'installation, de prestation de serment)
- Instruire les dossiers des élections diverses
- La gestion des congés et absences sur PILOT (maladies, formation etc.) des magistrats, des magistrats à titre temporaire et juristes assistants

* Relation avec les magistrats
- Gérer les activités en lien avec les juridictions du ressort : diffusion de diverses notes, circulaires, formation, proposition de poste
- Gérer les dossiers des magistrats du siège du ressort : demande de desiderata, transmissions à la DSJ, gestion des évaluations avec un tableau prévisionnel
- Gérer les dossiers des conciliateurs (actuellement à la charge de M. ROBERT), des médiateurs, administrateurs ad'hoc, enquêteurs sociaux du ressort
- Gérer les dossiers des magistrats à titre temporaire, magistrats honoraires et des avocats honoraires
- Procéder au classement et à l'archivage des documents et dossiers
- Collecter les éléments statistiques et renseigner les tableaux de bord
- Réservation des salles et des véhicules (en lien avec la direction de greffe)

* En matière d'expertise
- Réceptionner les dossiers des experts
- Proposer les dossiers en commission
- Animer les commissions des experts
- Rédiger les procès-verbaux des commissions
- Notifier aux experts les nominations

* Activité annexe : Secrétariat du magistrat en charge de la coordination des stages (tâches à fixer avec le magistrat CDS)

Votre profil

Vos principales compétences à mettre en oeuvre

Connaissances
- Circuits administratifs
- Organisation judiciaire et administrative
- Connaissance des applicatifs métiers et outils bureautiques
- Bureautiques
- Outil de pilotage et de suivi

Savoir-faire
- Maitriser les rédactions particulières
à l'emploi
- Maitriser les techniques d'accueil physique
et téléphonique
Afficher la suite
- Organiser sa charge de travail
- Savoir prioriser les tâches
- Maitriser les techniques de communication

Savoir-être
- Avoir le sens des relations humaines
- Faire preuve de pédagogie
- Faire preuve de discrétion
- Faire preuve de rigueur
- Faire preuve d'initiative et de capacité d'adaptation
- Savoir anticiper