Assistante de Direction - Mairie de Hem H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité directe de la Directrice du pôle Animation Relation avec la Population, vous assurez le secrétariat de la direction du pôle, notamment pour les actions culturelles. Vous avez la charge d'organiser, coordonner la transmission, la rédaction d'informations et le suivi administratif de la direction.

Apporter une aide permanente à la Directrice du Pôle en termes
d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information,
d'accueil, de classement et suivi de dossiers

Organiser et gérer les plannings d'occupation des salles culturelles :
Réalisation des plannings annuels, hebdomadaires et exceptionnels, assurer leur suivi au quotidien
Gestion des locations de salles : réservations, contrats de location
Relais avec les équipes sur le terrain

Administration de la vie associative : conventions, relationnels, subventions, suivi de la vie statutaire

Assurer le suivi avec les régisseurs des salles culturelles : demandes de travaux, accès, plannings d'occupation

Participer aux animations principales du pôle

Suivre les projets et les activités de la direction
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
Développer des outils d'aide à la décision (tableaux de bord...)
Optimiser la qualité, les coûts et les délais des processus administratifs (dématérialisation, etc.)

Assurer le secrétariat de la direction :
Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction
Organiser des réunions, des rendez-vous

Fonctionnement des collectivités territoriales,
Maîtrise des procédures administratives,
Procédures de contrôle des actes administratifs,
Techniques de planification,
Techniques d'élaboration de tableaux de bord et bilans d'activité,
Outils d'aide à la décision,
Techniques rédactionnelles de rapport et de notes de synthèse,
Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
Maîtrise des outils bureautiques,
Techniques de communication et de résolution de conflits.

Qualités attendues :

Réactivité, patience et pédagogie.
Grande rigueur dans l'organisation du travail.
Esprit de synthèse et de communication.
Autonomie et prise d'initiatives.
Force de proposition
Discrétion professionnelle et devoir de réserve.
Qualités rédactionnelles.
Sens du travail en équipe.