Assistant de Gestion Administrative Service Périscolaire - Charleville-Mezieres H/F - Fonction publique Territoriale

* Direction métier : Direction de l'enfance et de la jeunesse
* Service : Service périscolaire
* Localisation du poste :Hôtel de Ville
* Autorité hiérarchique : Directeur de l'Enfance et de la Jeunesse

MISSIONS GÉNÉRALES OU PRINCIPALES
* Assurer les tâches administratives en relation avec la gestion des animateurs périscolaires
* Assurer l'accueil du public
* Assurer les tâches administratives courantes
* Suivi du dossier transports scolaires
* Mise en place des PAI pour les enfants allergiques ou ayant des traitements médicaux
* Assurer le suivi de 30% d'animateurs

MISSIONS SPÉCIFIQUES OU PONCTUELLES
* Assurer le secrétariat

ACTIVITÉS
Gestion administrative du personnel périscolaire :
* Demande de casiers judiciaires
* Classement et suivi des dossiers du personnel
* Gestion de la base de données animateurs
* Assure le suivi planning de travail de 30% d'animateurs
* Assure sur support informatique l'enregistrement et le suivi des éléments nécessaires à la paie des animateurs, conception et rédaction des justificatifs de paie pour 30% d'animateurs (feuilles d'heures, congés, etc.) - Gestion horoquartz

Tâches administratives
* Mise en forme et suivi des tableaux d'affectation des animateurs en péri et extrascolaires
* Mise en forme des documents administratifs
* Mise en forme des courriers, comptes rendus, dérogations...

Accueil du public
* Renseignements, distribution de documents...
* Accueil téléphonique et orientation du public

Transports scolaires
* Relations avec les écoles pour les bus dans le cadre des quotas écoles, commandes des bus hors quotas et quotas écoles, suivi des dépenses en relation avec le transporteur

Mise en place des PAI pour les enfants allergiques ou ayant des traitements médicaux
* Accueil des familles, relations diététicienne et médecins scolaires pour les PAI, rédaction des conventions d'intégration, transmission, enregistrement et suivi dans le cadre de leur renouvellement annuel

Rattachement fonctionnel
Service périscolaire de la DEJ

Mode de fonctionnement (horaires, contraintes particulières, mode de réalisation du travail...)
* Travail en bureau
* Application des horaires variables, congés en vigueur pour le personnel administratif dans la collectivité
* Télétravail envisageable selon nécessité de service et avis responsable hiérarchique

Partenaires
Internes/Externes
* Services municipaux
* Préfecture
* DSDEN-JS
* Direction écoles

Localisation
Service périscolaire - Direction de l'Enfance et de la Jeunesse - Hôtel de Ville de Mézières

Moyens matériels
* Poste informatique avec logiciels bureautiques + Matériel bureautique
* Téléphone

Savoirs
Techniques de secrétariat (dactylographie, Communication orale et écrite, prise de notes, etc.) - Procédures administratives
Logiciels de bureautique
Notions RH

Savoir Etre
Travail en autonomie et en équipe
Qualités relationnelles
Sens de l'organisation et rigueur
Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension

Savoir-faire
Gestion administrative du personnel périscolaire :
Préparation des arrêtés pour les enseignants
Dématérialisation des arrêtés pour le contrôle de la légalité
Demande de casiers judiciaires
Classement et suivi des dossiers du personnel
Gestion de la base de données animateurs
Assure le suivi planning de travail de 30 % d'animateurs
Assure sur support informatique l'enregistrement et le suivi des éléments nécessaires à la paie des animateurs, conception et rédaction des justificatifs de paie pour 30 % d'animateurs (feuilles d'heures, congés, etc.)

Tâches administratives
Mise en forme et suivi des tableaux d'affectation des animateurs en péri et extrascolaires
Mise en forme des documents administratifs
Mise en forme des courriers, comptes rendus...

Accueil du public
Renseignements, distribution de documents...
Accueil téléphonique et orientation du public

Transports scolaires
Relations avec les écoles pour les bus dans le cadre des quotas écoles, commandes des bus pour les bus hors quotas écoles, suivi des dépenses en relation avec le transporteur

Mise en place des PAI pour les enfants allergiques ou ayant des traitements médicaux
Accueil des familles, relations diététicienne et médecins scolaires pour les PAI, rédaction des conventions d'intégration, transmission, enregistrement et suivi dans le cadre de leur renouvellement annuel