Assistant du Service Aménagement Nord-Ouest H/F - Direction Départementale de l'Isère

L'assistant(e) du service assiste le chef de service et assure l'organisation logistique et administrative du service.

Au sein d'un service comprenant 2 unités et intervenant sur un territoire de 245 communes et 500 000 habitants, il/elle est rattaché(e) hiérarchiquement au chef du service aménagement Nord-Ouest, entité composée de 16 personnes.

Basé(e) à Vienne, il/elle travaille en collaboration directe avec l'ensemble des agents du service. Il/elle assure la liaison avec le secrétariat de direction de la Direction départementale des territoires (DDT) basée à Grenoble, les secrétariats des services de la DDT, le secrétariat général commun départemental de l'Isère et les secrétariats des deux sous-préfectures d'arrondissement de Vienne et de La Tour du Pin.

Missions :
Gestion logistique et administrative du service :
- Gestion des appels téléphoniques
- Accueil physique
- Gestion des courriers entrant et sortant selon la procédure en vigueur dans le service
- Mise à la signature des éléments produits par le service selon la procédure en vigueur
- Gestion de la boîte mail fonctionnelle du service : transfert des éléments et réponse directe à des sollicitations
- Suivi de la procédure de contribution à l'avis de l'Autorité environnementale
- Participation aux réunions de service et aux réunions cadres SANO (rédaction du compte-rendu)
- Classement, archivage
- Liaison avec l'agent d'entretien intervenant sur le site
- Gestion globale des 6 véhicules de service (entretiens, réparations)
- Appui à la gestion RH : suivi du tableau prévisionnel des congés, saisie des tableaux de grève
- Gestion logistique du site : commande de fournitures, timbres, consommables, produits d'entretien
- Interlocuteur privilégié du secrétariat général commun département de l'Isère : remontée et suivi des problèmes bâtimentaires, accueil des entreprises en lien avec la direction du service

Assistance du chef de service :
- Organisation des déplacements du chef de service
- Organisation des bilatérales du chef de service

Compétences :
Savoir utiliser les logiciels de bureautique (tableur, traitement de textes.)
Curiosité
Rigueur et sens de l'organisation.
Sens des relations humaines.
Discrétion
Prise d'initiative

Savoir-Faire
Maîtriser l'outil informatique
Savoir utiliser les logiciels de bureautique (tableur, traitement de texte...)
Maîtriser une messagerie numérique (email)

Experience : 1 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer un accueil téléphonique, Accueillir, orienter, renseigner un public, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.