Secrétaire Polyvalent - Secrétaire Polyvalente H/F - Habitat de Lille

Au sein de l'association Les Papillons Blancs de Lille, l'Habitat et Vie Sociale accueille et accompagne des adultes présentant un trouble du développement intellectuel, il propose des réponses d'hébergement, de logement et d'accompagnement au sein de la métropole lilloise (Armentières, Pérenchies, Lille, Villeneuve d'Ascq et Seclin).

Sous la responsabilité du chef de service administratif et financier, vous travaillez au sein d'une équipe pluridisciplinaire. Le service intervient sur les dimensions administratives, comptables, RH, paye et technique, dans le but de favoriser la qualité de l'accompagnement des personnes ainsi que leur cadre de vie.

Le poste offre une polyvalence dans la diversité des missions qu'il regroupe.

MISSIONS :
° Gestion comptable :
- Contrôle et comptabilisation des notes de frais des professionnels
- Effectue la facturation des contributions et la facturation commerciale en lien avec les services éducatifs et les comptables
- Réalise le suivi de l'en-cours usagers et effectue les relances d'impayés
- Etablit les remises de chèques sur les différents comptes bancaires

° Gestion des dossiers bénéficiaires :
- Etablit, pour les bénéficiaires, le dossier administratif et assure sa mise à jour, de l'entrée à la sortie (MDPH, Aide Sociale, ViaTrajectoire, etc)
- Participe et collabore à la communication des informations aux responsables légaux et aux équipes internes (administratives, comptables et éducatives)
- Assure le suivi des indicateurs de l'activité des services

° Gestion administrative :
- Assure l'accueil physique et téléphonique de l'établissement
- Réalise des travaux de saisie informatique (courriers, notes, fichiers de suivi.)
- Actualise les fichiers de suivi

PROFIL :
- Titulaire d'un Bac,
- Autonomie et rigueur : Vous êtes capable de gérer vos tâches de manière autonome tout en étant méticuleux dans le suivi des dossiers,
- Réactivité et adaptabilité : Vous savez réagir efficacement aux situations imprévues et vous adapter à un environnement en constante évolution,
- Esprit d'équipe : Vous appréciez le travail collaboratif et contribuez positivement à la dynamique de groupe,
- Sens de la confidentialité : Vous traitez les informations sensibles avec la plus grande discrétion,
- Compétences informatiques : Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook.). Une connaissance de l'ERP GESSI Evolucare est un atout,
- Connaissance du secteur médico-social : Une expérience du secteur associatif médico-social serait un plus

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités des sièges sociaux

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.