Secrétaire du Directeur de Greffe H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

1/ Ressources humaines :
- Mise à jour quotidienne du logiciel de gestion du temps de travail Kélio (gestion des réclamations des agents, assistance des chefs de service, correction des badgeages, saisie des autorisations d'absence, recensement des absents en cas de grève etc).
- Suivi des CMO, CLM & CLD annuels : incidence sur les jours RTT
- Transmission au SAR, après avis hiérarchique éventuel, de tous documents relatifs aux situation individuelles des agents (mutations, promotions, recours, CMO, CLM, vacations réservistes, astreintes greffiers...)
- Mise à jour des fiches IFSE le cas échéant,
- Elaboration annuelle des fiches de notification du CIA.
- Gestion du CET lors de la campagne annuelle
- Elaboration des PV d'installation des agents de greffe
- Intégration des documents RH dans Harmonie (notamment les CMO)
- Recensement des grévistes et envoi du tableau au SAR
- Elaboration des tableaux de congé à chaque échéance
- Actualisation des fiches générales statutaires
- Mise à jour des dossiers individuels des agents
- Gestion des dossiers des vacataires et agents de service civique
- Mise à jour au moins une fois par an des entrées/sorties des agents de greffe et magistrats sur le tableau C.I.S.T (médecine du travail)

2/ Budget :
- Suivi du budget : saisie des DA et des SF sur chorus
- Suivi des commandes, relance des fournisseurs
- Actualisation du tableau de suivi budgétaire au fur et à mesure de l'engagement des dépenses
- Aide à la préparation des demandes budgétaires N+1 (recensement des besoins, répartition des dépenses...).
- Tenir à jour le tableau de remise des fournitures

3/ Activités transversales :
- Gestion des nouveaux arrivants (kit fournitures de bureau, fiche nominative bureau, mise à jour annuaire, refaire les matrices des portes...).
- Aide à la mise en place de la salle pour les audiences de rentrée et d'installation
- Demandes de devis de frais de bouche pour les audiences solennelles
- Préparation et remise hebdomadaire des fournitures de bureau
- Réception de la livraison des commandes (aide d'un agent de service).

Expériences professionnelles antérieures souhaitées.

Secrétariat de direction bienvenue.

Connaissances :

Circuits administratifs
Organisation administrative et judiciaire
Outils bureautiques
Outils de communication
Statut général de la fonction publique et statuts
particuliers

Savoir-être :

Etre autonome
Etre réactif
Faire preuve d'initiative
Faire preuve de capacité d'adaptation
Faire preuve de discrétion
Savoir anticipation
Afficher la suite
Savoir-faire :

Appliquer les textes législatifs et règlementaires
Maîtriser les rédactions particulières à l'emploi
Maîtriser les techniques de classement et d'archivage
Maîtriser les techniques d'accueil physique et teléphonique
Organiser sa charge de travail
Travailler en équipe