Assistant Mutualisé H/F - Prefecture du Departement

Horaires flexibles - cycle hebdomadaire 35h (ou 38h avec RTT)

MISSIONS Participation active aux missions polyvalentes du pôle des assistantes mutualisées du secrétariat général pour les affaires régionales (SGAR) :
- Préparation des dossiers pour l'équipe de direction du SGAR,
- Gestion des agendas des secrétaires générales adjointes, et de la secrétaire générale (en l'absence la cheffe de pôle),
- Gestion de la logistique inhérente aux activités de la direction (déplacements, rédaction des ordres de mission, réunions, visioconférences),
- Organisation de réunions (invitations, suivi du nombre de participants, réservation de salles, accueil des participants, etc.).
- Continuité de service à assurer en cas d'absences de collègues, notamment l'assistant d'administration générale en charge du circuit des parapheurs et des courriers au sein du SGAR.

COMPÉTENCES REQUISES - Outiller - Mise à jour des connaissances liées aux différentes plateformes ou logiciels utilisés au quotidien - Capacité à appréhender les nouveaux outils liés aux visioconférences (programmation et lancement) - S'appuyer sur des qualités relationnelles - Aptitude à travailler en équipe - Sens de l'écoute - Disponibilité selon l'activité du service - Discrétion - Discernement - Diplomatie - Maîtrise de soi - Sens de la pédagogie

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Faire preuve de réactivité et d'autonomie, Qualités relationnelles, Esprit de synthèse et d'analyse, Rigueur et organisation, Capacité à travailler dans des délais contraints, Discrétion et diplomatie,Connaissance du statut de la fonction publique, Maîtrise des outils bureautiques, Capacités rédactionnelles

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.