Assistant de Direction H/F - Optineris

Trouvez votre voie avec Optineris ! Optineris, groupe de proximité dédié à l'emploi intérim, CDII, CDI/CDD, formation, allie ancrage local et réactivité. Nos 36 agences sont à votre écoute et vous accompagnent dans tous les secteurs d'activités : Industrie, Tertiaire, Logistique, Transport, BTP.
Dans le cadre de sa politique de recrutement et de diversité, Optineris étudie, à compétences égales, toutes les candidatures dont celles de personnes en situation de handicap.Notre agence Optineris Chartres recrute pour l'un de ses clients, situé à Chartres, un assistant de direction H/F en CDD.

Au coeur de l'organisation de la société et afin d'assurer le bon déroulement des opérations administratives, vos missions principales incluront :

Gestion Administrative :
- Gérer les communications entrantes et sortantes (appels téléphoniques, courriels, courrier)
- Organiser les rendez-vous, les réunions et les déplacements professionnels.
- Préparer et éditer des documents, des rapports et des présentations.
- Tenir à jour les dossiers, les bases de données et les systèmes de classement.
- Poursuivre la bonne gestion et l'organisation des process ISO 9001
- Ecrire les comptes rendus de réunions

Coordination :
- Coordonner les activités et les projets en cours avec les différentes équipes et départements.
- Assurer le suivi des tâches assignées au directeur et s'assurer de leur achèvement en temps voulu.
- Servir de point de contact principal entre le directeur et les parties prenantes internes et externes.

Gestion de l'Agenda :
- Gérer de manière efficace l'agenda du directeur en organisant les réunions, les rendez-vous et les événements.
- Anticiper les conflits d'horaires et proposer des solutions alternatives.

Soutien Logistique :
- Assurer la logistique des réunions, des événements et des déplacements, y compris la réservation de salles, la coordination des voyages et la gestion des fournitures de bureau.
- Préparer et distribuer la documentation nécessaire pour les réunions et les présentations.
- Gestion de la flotte des véhicules
- Gestion de la flotte des smartphones pour les équipes

Profil recherché :
- Expérience préalable en tant qu'assistant(e) administratif(ve) ou dans un poste similaire
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Google Suit, Excel, Word), la connaissance des normes ISO serait un plus.
- Qualités : Confidentialité, rigueur, organisation, sens du relationnel.

Conditions :
- Durée : De septembre 2025 à mars 2026 (CDD sur 7 mois)
- Temps de travail : 39 heures par semaine