Officier d'État Civil - Mairie de Douai H/F - Fonction publique Territoriale

Ville centre d'une communauté d'agglomération de 250 000 habitants, voisine de Lille, Valenciennes ou Arras, proche des grandes capitales européennes, Douai, forte de ses 40 000 habitants, bénéficie d'une situation géographique privilégiée, au carrefour d'axes autoroutiers structurants.
Ville d'art et d'histoire, dotée d'un riche patrimoine historique, Douai est la capitale judiciaire de la région, siège de la cour d'Appel du Nord et de la Cour administrative d'Appel.

Un poste d'officier d'état-civil sera disponible au service population. Sous l'autorité de la Directrice du service population

Effectuer l'accueil du service état-civil :
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers,
- Gérer les rendez-vous pour les dépôts de dossiers
- Renseigner et orienter les usagers,
- Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état-civil.

Instruire les dossiers administratifs d'état-civil :
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état-civil,
- Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation domicile, permis de séjour...),
- Contrôler l'authenticité des attestations fournies,
- Établir les différents actes d'état-civil,
- Signaler le caractère inopportun d'un prénom ou la suspicion d'une fraude,
- Effectuer l'envoi courrier des actes,
- Saisir les données sur le logiciel métier.

Tenir les registres d'état-civil :
- Délivrer sur demande des extraits de registres,
- Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés,
- Rédiger des mentions.

Recueillir les demandes des titres d'identité (carte d'identité, passeport) :
- Prendre les rendez-vous
- Recevoir les usagers
- Contrôler l'authenticité des attestations fournies
- Signaler la suspicion d'une fraude
- Échanger avec les services de la Préfecture et de l'ANTS

SAVOIRS
- Connaissances des grandes règles de l'état civil et de la nationalité,
- Respect de la procédure administrative et des actes et certificats,
- Connaissances du fonctionnement et enjeux des collectivités territoriales,
- Utilisation de la bureautique, Word, Excel, intranet...

SAVOIR-FAIRE
- Qualités relationnelles (d'écoute, d'analyse, d'adaptation),
- Qualités oratoires, rédactionnelles et capacité de synthèse.

SAVOIR-ÊTRE
- Autonomie et dynamisme,
- Rigueur, organisation et polyvalence,
- Travail en équipe, adaptabilité
- Représentation de l'institution