Assistant Communication H/F - Fonction publique Hospitalière

Les activités principales du poste :
- Vous organisez des visites, des conférences ainsi que de petits événements.
- Vous prenez des rendez-vous, tenez l'agenda du Directeur et organisez ses réunions en interne comme en externe.
- Vous gérez les parapheurs : vous mettez les documents à la signature et vérifiez que l'émetteur respecte les normes de rédaction et de présentation.
- Vous assurez l'accueil physique.
- Vous gérez les appels téléphoniques, en traitant, filtrant, renseignant et en transcrivant les messages.
- Vous organisez les rendez-vous en visioconférences et les déplacements.
- Vous vous occupez de la réservation des salles de réunions.
- Vous rédigez et mettez en forme divers documents : courriers, notes, rapports, supports de présentation (diaporamas), ordres du jour et comptes-rendus de réunions.
- Vous effectuez la reproduction et la diffusion de documents, dossiers et affiches.
- Vous traitez les courriers, dossiers et documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).
- Vous mettez à jour des bases de données (fichiers presse, etc.).
- Vous préparez les plis et envoyez les invitations, courriers et campagnes d'emailing via un outil dédié.
- Vous éditez les demandes d'interviews, reportages ou tournages.
- Vous gérez les stocks de produits et matériels (saisie, suivi, contrôle et relance des commandes).

Votre profil :
- Vous détenez un BTS Communication / Assistant(e) de direction ou diplôme équivalent validé.
- Vous avez une première expérience en communication & gestions administratives.
- Vous détenez des connaissances du milieu de la communication.
- Vous connaissez le milieu hospitalier.
- Vous détenez des connaissances approfondies du Pack Office (Word, Excel...), d'internet & outils de marketing direct.

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Vos compétences :

SAVOIR ÊTRE :
- Dynamisme, rigueur, organisation, polyvalence, travail en équipe, bonne capacité d'adaptation et sens de l'accueil.
- Savoir gérer plusieurs dossiers en même temps.
- Gestion du stress et des urgences.
- Aisance relationnelle et facilité d'expression.
- Discrétion professionnelle.

SAVOIR-FAIRE :
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics.
- Excellente orthographe, bonne élocution.
- Secret professionnel et confidentialité.
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports.
- S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes.
- Travailler en équipe/ en réseau.
- Utiliser les outils bureautique / TIC / internet.
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites.
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures.
- Organiser son travail en fonction des impératifs et des délais.
- Faire le suivi de réalisation des tâches, d'organisation d'événements ou d'actions de communication.