Responsable Administratif et Financier - Neuilly-Plaisance H/F - Fonction publique Territoriale

Neuilly-Plaisance est une ville à taille humaine de 21 000 habitants à l'Est de Paris qui a su garder son âme et son esprit de village.

A 15 minutes du centre de Paris en RER A, et desservie par l'A86, Neuilly-Plaisance offre aux Nocéennes et Nocéens tous les avantages d'une vie au calme et au vert grâce à ses nombreux espaces naturels et son urbanisme maitrisé.

Le confort de vie et l'art de vivre ne sauraient se concevoir sans des services publics de qualité conjugués à un riche tissu sportif et culturel.

La Direction des Services Techniques recherche son responsable administratif et financier.

Sous la responsabilité directe de la Directrice des Services Techniques.

Assister la Direction des Services Techniques dans la gestion administrative et financière des projets.

Missions principales :

Coordination et suivi administratifs/financiers des services techniques
Encadrer le pôle administratif de la DGST - veiller au bon fonctionnement du pôle

Secrétariat des Services Techniques et gestion du logiciel post office :

- Assurer l'accueil téléphonique et physique.
- Gérer les courriers (internes/externes) et les appels téléphoniques de la direction des services techniques et Espaces Verts
- Suivre les dossiers administratifs en lien avec les partenaires (subventions, conventions, décisions municipales...).
- Rédiger des courriers, des comptes rendus, des projets d'actes : arrêtés, délibérations, décisions et notes de synthèse.
- Gestion des courriers sous post office de la direction des services techniques et espaces verts.
- Tenues des tableaux de bord : interventions signalisations, Post-office et des notes de M. Le Maire et des élus.

Gestion des logiciels E connection et Sogelink :

- Suivi des formations des agents des régies en lien avec la direction des ressources humaines,
- Veille sur les congés du service pour garantir la continuité de l'accueil via des tableaux de bords
Gestion des absences et des congés via le logiciel E-Connection.
- Rédiger des actes administratifs tels que des arrêtés via le logiciel SOGELINK.
- Assurer un soutien administratif à la gestion des demandes liées au domaine public, en concertation avec les surveillants de voirie : permissions de voiries, Déclarations d'Intention de Commencer des Travaux, arrêtés de circulation liés aux travaux...
- Supervision de la comptabilité des services techniques, en lien avec l'agent comptable :

Suivi et contrôle budgétaire :

- Relations avec le service des finances en cas de problèmes sur les factures, bons de commande, marchés...
- Superviser le suivi financier des marchés de la direction (contrôle des certificats de paiements, factures, imputation budgétaire, avenants) en lien étroit avec la direction des finances de la collectivité.
- Rôle d'alerte sur le suivi des marchés publics, incluant les renouvellements, les reconductions, et la gestion des avenants...

Savoir-faire :

Analyser, synthétiser, présenter, écouter, communiquer, restituer, comprendre, être pédagogue, organiser.
Capacité à travailler avec des interlocuteurs multiples
Savoir élaborer une stratégie et aider à la décision, bonne expression écrite et orale
Maîtriser de l'outil informatique
Connaissance des logiciels métiers (Post-Office, CIRIL, E-connection, Sogelink)
Savoir être :

Faire preuve de rigueur et d'organisation
Avoir le sens de l'initiative
Être dynamique
Capacité d'adaptation
Être à l'écoute des besoins et des interlocuteur
Avoir un bon relationnel et le sens du contact