Assistant de Direction - Conseil Departemental de la Reunion H/F - Fonction publique Territoriale

Un poste d'Assistant(e) de Direction (H/F) est à pourvoir à la Direction de l'Enfance et de la Famille - Direction.
Sous l'autorité du directeur, l'agent apporte une aide permanente et individuelle à la directrice en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil de classement et suivi de dossiers. Il recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction.

·Assurer l'accueil physique et/ou téléphonique :
­Orienter la demande vers l'interlocuteur dédié si nécessaire
·Gérer les courriers arrivés et départs
·Mettre en forme et présenter des dossiers, documents :
­Rédiger les courriers et mails
·Suivre l'agenda du directeur :
­Planifier les réunions et entretiens
­Assurer l'organisation des réunions (réserver le lieu, convocation, listing)
·Réceptionner et diffuser les informations :
­Assurer le suivi des parapheurs à la signature de la hiérarchie
·Suivre des projets et/ou activités priorisés par la direction
·Gérer ou piloter un projet ou une activité en direct avec le directeur :
­Assurer le rôle de référent des différents logiciels (AIRS, KIMOCE,
DIMOMAINT, XPARAPHEUR)
­Participer au suivi des factures
·Suivre l'agenda de l'équipe (réunions, congés, rendez-vous etc.) :
­Gérer le planning des astreintes ASE
­Assurer le suivi des congés des agents sur EGRH
·Assurer une veille stratégique
·Vérifier la qualité des documents administratifs liés à l'activité de la direction
·Faciliter les échanges entre la direction et les partenaires internes et externes
·Classer et/ou archiver les dossiers

·Ouvert au cadre d'emploi des Adjoint Administratifs territoriaux
·Maîtrise du fonctionnement de la collectivité et de son environnement
·Maîtrise des techniques de secrétariat (mise en forme de dossiers, frappe, etc.)
·Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
·Capacité à orienter la demande au sein des services
·Capacité à travailler en pluridisciplinarité
·Capacité à communiquer en s'adaptant aux différents types d'interlocuteurs internes et/ou externes
·Sens de l'organisation
·Sens des relations humaines
·Discrétion
·Disponibilité