Responsable Administratif et Financier de la Dst H/F - Mairie

Le/la futur(e) Responsable du service administratif et financier de la Direction générale des services techniques et de l'urbanisme de la Mairie de vienne sera chargé(e) de :
Coordonner, mettre en oeuvre, superviser les missions afférentes à la cellule administrative et financière (CAF) de la DGA 1 : gestion administrative et juridique, gestion financière, exécution des marchés publics.
Garantir la gestion administrative, juridique, financière de la direction, en référence aux cadres règlementaires et aux procédures internes
Etre un appui à la direction en matière de veille et de gestion financière et règlementaire
Animer et encadrer l'équipe d'agents de la CAF
Assister la direction dans les domaines de compétences de la CAF
Etre l'interlocuteur référent de la CAF auprès des services rattachés à la DGA 1

Gestion budgétaire et comptable pour l'ensemble des services rattachés à la DGA 1 en lien avec la direction des finances Participer à la définition et à la mise en oeuvre des budgets des services
Préparer et rédiger les documents budgétaires en lien avec les services (atterrissage du CA, BP, DM, virements de crédits)
Veiller à la bonne exécution des budgets et garantir les procédures de préparation, d'exécution et de contrôle budgétaires.
Veiller à la sécurité des procédures d'exécution (exécution budgétaire, engagements des crédits et bons de commandes, liquidation des dépenses et des recettes)
Optimiser les recettes et suivre les impayés
Elaborer et actualiser le Programme Pluriannuel d'Investissement des services
Veiller au suivi des investissements des services (programmation de travaux, planning.)
Assurer une fonction de conseil auprès des services en matière de règles et procédures comptables et budgétaires pour la gestion de leur budget
Elaborer, instruire et piloter les dossiers de subventions, d'appels de fonds et de participations (investissement et fonctionnement) en lien avec la direction des finances
Rapporter au directeur des finances les analyses financières à des fins prospectives

Instruction et suivi de l'exécution des marchés publics en lien la direction des finances et le service commun des marchés publics
Veiller à la bonne application des procédures d'achat public
Participer à l'instruction des fiches marchés et des fiches achats/travaux (-25 000 €) des services
Garantir la bonne exécution des marchés publics à compter de la notification, en référence au code des marchés publics et des procédures internes, sur le plan financier, administratif et juridique des marchés publics
Assurer une fonction de conseil auprès des services en matière de procédures d'achat public

Affaires juridiques et assemblées en lien avec le service des affaires juridiques
Contrôler la rédaction des actes administratifs des services
Rédiger des actes (conventions, baux.). Veiller au suivi des conventions des services
Effectuer, en lien avec les services, les recherches juridiques nécessaires à l'élaboration des délibérations
Etre le premier interlocuteur des services en matière d'assistance et conseil juridique,

Ressources humaines
Mettre en place et superviser les processus de centralisation, transmission, saisie des documents RH en lien avec les services opérationnels et la direction des ressources humaines
Action administrative
Mettre en place et superviser les processus de centralisation, transmission, saisie, liés à la gestion des notes des services, aux demandes de documents administratifs, aux circuits de diffusion du courrier et des parapheurs
Assurer une relecture du courrier « départ »

Encadrement et pilotage de service
Encadrer, animer l'équipe d'agents de la CAF
Organiser la cellule de manière à mettre à disposition de la DGA des données conformes, lisibles, contrôlées
Participer aux réunions collectives des différentes CAF en lien avec la direction des finances

Experience : 24 Mois

Compétences : Elaborer, suivre et piloter un budget, Superviser la gestion financière, Améliorer des procédures administratives, Assurer la conformité réglementaire des opérations, Assurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes), Concevoir et mettre en oeuvre les procédures de gestion administrative interne, Contrôler la régularité des états financiers, Définir et suivre l'activité des collaborateurs, Développer des outils de gestion des dossiers, Optimiser les processus administratifs, Présenter un budget, Respecter des engagements budgétaires, Suivre le budget de fonctionnement du périmètre confié

Qualification : Cadre

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de leadership : Capacité à mobiliser une équipe/des interlocuteurs et à les entraîner dans la poursuite d'un objectif partagé.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.