Adjoint Administratif en Institut de Formation H/F - Fédération Hospitalière de France

Descriptif CDD RENOUVELABLE

IDENTIFICATION DU POSTE CONDITIONS D'EXERCICE

Fonction : Adjoint administratif en institut de formation
Grade : Adjoint administratif
Statut : Titulaire Fonction Publique Hospitalière
Pôle d'activité : Instituts de formation du GCSPA- Site d'Aix-en-Provence
Temps de travail : 100%
35H /semaine

MISSIONS

L'agent traite et organise l'ensemble des informations administratives ainsi que les relations internes et externes des instituts du GCSPA en collaboration étroite avec les autres secrétaires.

o Missions permanentes

Dans le cadre institutionnel, le/la secrétaire concourt à :
- Assurer le fonctionnement du secrétariat en collaboration avec les équipes administratives et pédagogiques des instituts de formation du GCSPA
- Gérer l'accueil physique et téléphonique : accueillir, informer, orienter les publics
- Assurer la gestion administrative des dossiers des apprenants
- Assurer la saisie et la diffusion des différents documents liés à l'activité de l'institut
- Gérer le processus de prise en charge des dossiers apprenants : création, transmission de l'information (absentéisme, dossiers de financement, relations avec les employeurs, relevés de présence mensuelle employeurs, France Travail et Transition Pro), organisation, classement des dossiers et épuration pour préparer l'archivage.
- Participer à l'organisation des stages cliniques en liaison directe avec le(s) formateur(s) de l'institut
- Gérer les dossiers d'évaluation continue des apprenants (notes des modules, appréciations des stages, moyennes des contrôles continus)
- Gérer la facturation des intervenants extérieurs (cours, jury concours, jurys évaluation des modules)
- Participer activement au développement de la démarche qualité au sein de l'IFCS (certification Qualiopi)

o Missions spécifiques

- Gérer les plateformes numériques et le site internet du GCSPA
- Participer à l'organisation des instances : préparation des documents, invitations et rédaction des procès-verbaux
- Collecter les données statistiques nécessaires à la rédaction du bilan d'activité des instituts de formation
- Renseigner les différentes enquêtes (Conseil Régional, ARS, DREETS, CEFIEC)

o Missions ponctuelles

- Assurer la gestion des stocks, des commandes de fournitures et consommables et suivi des livraisons
- Assurer le suivi de la maintenance d'une partie de l'équipement des instituts de formation
- Préparer les locaux prévus pour les concours, évaluations et soutenances du mémoire
- Participer à la surveillance des épreuves de concours
EXIGENCES DU POSTE SAVOIRS Compétences et capacités requises

Compétences :

- Bureautique et informatique : maîtrise des logiciels bureautiques
- Communication écrite et orale : écoute active, savoir adapter son message à son interlocuteur, clarté et concision des propos, réactivité, rendre compte à ses supérieurs et collaborer avec les équipes du GCSPA.
- Organisation et planification : sens de l'organisation, planification de ses activités, gestion des priorités et des aléas

Qualités professionnelles :

- Raisonnement : capacité d'analyse et de synthèse
- Autonomie : sens de l'anticipation, de l'initiative
- Maîtrise de soi : capacité à travailler dans l'urgence et en équipe
- Rigueur : organisation et méthode
- Dynamisme
- Respect des règles de confidentialité des informations traitées
- Sens du relationnel

AUTORITE HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLE

o Liaisons hiérarchiques :
- Administrateur du GCSPA
- Directeur/trice des instituts de formation du GCSPA
- Coordonnateur/trice pédagogique
- Cadre de Santé Formateur/trice

o Liaisons fonctionnelles :
- Adjoint administratif-Secrétaires des instituts du GCSPA
- Agents administratifs du GCSPA
- Cadres de santé formateurs des instituts du GCSPA
- Agents d'entretien
- Agents du service numérique du CH Montperrin
- Société de maintenance des logiciels des instituts
- Tous les acteurs concourants à la formation des apprenants
- Personnel des différents services des établissements partenaires
- Documentaliste
- Tutelles : Agence Régionale de Santé (ARS), Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (DREETS), Conseil Régional, Ministère de la santé
- Université (AMU)
- ENSOSP

Pour tous renseignements, s'adresser à Mme Latouche Sylvie, directrice des instituts de formation, ou au **.**.**.**.**.

Les candidatures sont à envoyer à Mme Latouche Sylvie, directrice des instituts de formation, avant le 10 septembre 2025.