048 - Assistant - Secretaire de Direction H/F - Fédération Hospitalière de France

Descriptif Situé dans le Bas-Rhin, à proximité de Strasbourg, capitale européenne, capitale de Noël, la région offre différentes possibilités de cadre de vie que ce soit dans les hauteurs, les plaines ou près des villes.
L'Etablissement Public de Santé Alsace Nord est le plus important hôpital psychiatrique d'Alsace couvrant 404 communes sur les 522 du département, soit 68% de la population adulte du Bas-Rhin (718000 habitants), avec 8 secteurs de psychiatrie générale, 2 secteurs de psychiatrie infanto-juvénile et un secteur de psychiatrie en milieu pénitentiaire. Depuis le 1er juillet 2022, l'EPSAN est en direction commune avec l'hôpital La Grafenbourg, qui intervient dans le champ des personnes âgées.
L'établissement dispose de deux sites d'hospitalisation à temps complet (354 lits répartis à Brumath et Strasbourg) ainsi que 330 places réparties sur plus de 30 structures extrahospitalières, mais aussi de deux structures médico-sociales (FAM et MAS 64 lits), d'une USLD de 72 lits et d'un IFSI/IFAS.
L'EPSAN c'est 1.600 agents répartis sur le territoire au service de la santé mentale.

Le secrétariat de direction de l'établissement s'appuie sur une assistante de direction travaillant en binôme avec l'assistante de la direction des affaires médicales. Le secrétariat de direction est intégré dans une équipe associant également la direction de affaires médicales et la chargée de communication de l'établissement.

Les missions

L'assistante de direction assiste le directeur / la directrice de l'établissement et le président de la commission médicale d'établissement (CME) dans l'organisation de leurs missions.
Elle contribue plus largement au bon fonctionnement de l'équipe de direction et assure en propre le suivi et la préparation de plusieurs instances de l'établissement.

Missions générales :
Accueil physique et téléphonique du public
Réception, traitement et orientation des appels et messages
Gestion et diffusion des mails et suivi des échéances et réception du courrier (ouverture, enregistrement, tri et diffusion)
Gestion de l'agenda du directeur/directrice, et intervention ponctuelle pour deux autres directeurs adjoints
Coordination avec les directions fonctionnelles des pôles administratifs
Organisation de réunions et réservation de salles
Gestion des fournitures et matériels de bureau
Préparation ou mise en forme de courriers, rapports et autres documents institutionnels
Gestion documentaire (archivage, dématérialisation, plan de classement destruction)
Il/elle assiste le directeur/ la directrice et le directeur adjoint (dossiers appel à projets, conventions, etc.)

Missions spécifiques :
Secrétariat du Président de la CME
- Préparation courriers du PCME et gestion des mails
- Préparation des communications de dossiers médicaux archivés >20ans
Direction
- Gestion de plusieurs instances (préparation du calendrier annuel et des séances : ordre du jour, rédaction du relevé, suivi des délibérations) : comité de direction, directoire, conseil de surveillance et conseil de la vie sociale du FAM et de la MAS
- Programmation, préparation et organisation des différentes réunions institutionnelles et/ou externes, convocations et préparation des dossiers préalables (ex : instances du GHT, CPT/PTSM,...), ainsi que d'événements et de visites officielles
- Réception, enregistrement, et diffusion des rapports dont celui des astreintes administratives avec planning associé
- Contribution à la gestion administrative de l'équipe de direction
- Participation à la gestion de crise (secrétariat de la cellule de crise)

Suppléance en cas d'absence de la secrétaire de la direction de affaires médicales et / ou de l'adjoint des cadres des affaires médicales et de la chargée de la communication et contribution à la continuité de la direction projets, innovation et usagers.

Responsable hiérarchique
Directrice / Directeur

Liaisons fonctionnelles
Tous les professionnels de l'établissement et notamment l'encadrement
Les partenaires de l'établissement, élus et tutelles (ARS, CEA) et les usagersCompérences requises :
Techniques de secrétariat bureautique
Techniques de communication
Maîtrise de l'outil informatique Word Excel PowerPoint
Connaissance du fonctionnement d'un établissement de santé

Savoir- faire :
- Filtrer et orienter les informations
- Rédiger et mettre en forme des documents, synthétiser
- Savoir gérer les différents interlocuteurs
- Apporter une réponse personnalisée
- Savoir planifier et respecter les délais
- Savoir gérer les aléas

Qualités professionnelles :
- Capacité de rigueur, d'organisation et de priorisation
- Réactivité
- Discrétion
- Expression aisée vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
- Sens du contact
- Disponibilité
- Capacité de travail en binôme et en équipe
- Capacité d'initiative et autonomie

Horaires secrétariat(plages variables) :
Lundi au jeudi : 08 h 30 12 h 00; 13 h 30 17 h 30
Vendredi : 08 h 30 12 h 00; 13 h 30 17 h 00

Poste ouvert à la mutation, ou à un recrutement en CDD pouvant évoluer vers une titularisation par la voie du concours ou, à défaut, vers un CDI.