Agent d'Accueil - Commune de Royat H/F - Fonction publique Territoriale

La ville de Royat, ville thermale de la métropole clermontoise, recrute un agent d'accueil à temps complet pour l'Hôtel de Ville.

Sous l'autorité de la responsable du service Population, l'agent d'accueil sera chargé de :
- La gestion des appels téléphoniques : recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques de la Mairie
- La gestion de l'accueil physique de la population : accueillir, orienter et/ou répondre aux demandes des administrés
- La gestion des attestations d'accueil : renseigner sur les documents à fournir, traiter les demandes,
- La prise de rendez-vous CNI-Passeport sur logiciels spécifique,
- D'instruire les dossiers de CNI - Passeport : logiciel spécifique,
- La gestion photocopies des associations,
- La gestion enregistrement courrier départ et affranchissement,
- La délivrance de certificats de vie,
- Légalisation de signatures
- Recensement militaire,
- Aide à la gestion administrative des demandes d'Etat-Civil : dresser les actes civils et mise à jour des registres (naissance, baptême civil, mariage, PACS, décès, demande de livret de famille)
- Aide à la gestion des élections : réaliser les inscriptions et les radiations des électeurs sur les listes électorales, tenir à jour les listes électorales, gestion des procurations, assurer l'organisation des différents scrutins et participation aux scrutins électoraux.

SAVOIR-FAIRE :
* accueil physique et téléphonique du public :
- Accueillir le public avec amabilité
- Prendre des messages
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Favoriser l'expression de la demande
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Appliquer les règles de communication et de protocole
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
- Mettre en relation des correspondants
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- S'adapter aux publics de cultures différentes
- Adapter son intervention aux différents publics
- Gérer un système de mesure de la fréquentation
- Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
- Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité

* Renseignement et orientation du public :
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Présenter des documents d'information et de communication
- Gérer un planning de réservation
- Orienter vers les personnes et services compétents
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Aider à rédiger des documents administratifs

* Etat Civil :
- Connaissances générales relatives à l'état civil
- Procédures administratives de délivrance des actes d'état civil
- Cadre réglementaire en matière de nom de famille des conjoints, des parents et des enfants
- Législation sur l'autorité parentale et transmission du nom

* Elections :
- Connaissance des procédures administratives concernant les Elections

* Compétences professionnelles :
- Maîtriser les outils informatiques et bureautiques (niveau Word et Excel exigé)
- Disposer d'une expérience réussie sur un poste similaire
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles
- Techniques d'élaboration et classement ordonné des documents,

* Compétences Humaines :
-, disposer de capacités de communication et de transmission d'informations auprès des services
- Être autonome et faire preuve de rigueur, de méthode et d'organisation
- Être capable de rendre compte
- Être disponible (y compris les samedis et dimanches pour les élections) et polyvalente
- Efficience et réactivité (esprit d'initiative, sens des responsabilités et des priorités)
- Avoir un bon sens du relationnel
- Sens de la discrétion et de la confidentialité
- Sensibilité au statut et aux obligations du fonctionnaire territorial.