Agent·e Polyvalent·e Chargé·e de la Relation à l'Usager H/F - Fonction publique de l'État

GROUPE RIFSEEP : 1
Vos activités principales
Sous l'autorité du/de la chef-fe du bureau de la relation à l'usager, ce poste d'agent-e polyvalent-e permet de varier son activité entre l'accueil des usagers sous toutes ses formes et la gestion du courrier :
L'agent-e polyvalent-e chargée de la relation à l'usager sera affecté principalement sur le site de la préfecture. Son activité sera organisée selon un planning défini à l'avance et communiqué aux directions concernées. Les postes doivent être occupés selon l'ordre de priorité suivant : pré-accueil, courrier, orientation et appui au PAN, appui courrier et courriels. Aussi, en période de congés ou d'absences diverses, l'agent peut être amené à exercer ses missions à la cité administrative sur le même champ d'intervention (accueil et courrier).

Sur le site de l'hôtel Dieu :

- Accueil et filtrage des usagers à la guérite
- Assistance aux usagers dans l'accomplissement de leurs formalités
- Explication des procédures et des téléprocédures aux usagers
- Orientation des usagers vers le service compétent et vers les rubriques du site internet des services de l'État dans le département
- Renseignement de premier niveau, notamment aux ressortissants étrangers et présentation des démarches et informations disponibles sur le site internet, au moyen de flyers
- Affichage des documents
- Garantie du bon fonctionnement des moyens mis à disposition des usagers
- Veille attentive à la sécurité des biens et des personnes et alerte au besoin
Gestionnaire courrier :

- Réception, classement et transmission des courriers (dont les actes des collectivités territoriales),
- Affranchissement du courrier au départ et à l'expédition,
- Enregistrement des recommandés reçus avec le service de destination,
- Accueil des services, des collectivités territoriales et des services extérieurs pour la remise de courriers et des actes,
- Transfert des courriels reçus via la saisine par voie électronique (SVE),
- Sélection des courriers alimentant le «courrier réservé»
- Retour des courriers indûment reçus pour les cartes grises et les permis de conduire.
- Suivi des courriels reçus dans la boîte aux lettres de la préfecture : relever, transmettre, classer et répondre aux questions de premier niveau en dehors des questions relatives à la DMI

Sur le site de la cité administrative :

Personnel d'accueil :

- Accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs
- Écoute et réponse de premier niveau
- Affichage d'informations
- Orientation adéquate en fonction de la demande
- Appel des services et mise en attente de l'usager pour son accueil en back office (assuré par un agent du service concerné)

Gestionnaire du courrier
- Relation avec La Poste - réception le matin des chariots de courrier «arrivée» etremise l'après-midi des courriers «départ»
- Tri de 1er niveau du courrier selon les consignes propres à chacune des directions occupantes

- Connaître les techniques d'accueil,
- Maîtriser les outils informatiques et bureautiques,
- Savoir s'exprimer oralement,
- Savoir recueillir et traiter l'information,
- Savoir gérer des relations conflictuelles,
- Savoir travailler en équipe.