Sgar Bfc - Assistant·e Mutualisé·e de Direction au Sgar Bourgogne Franche-Comté H/F - Fonction publique de l'État

MISSIONS

1 - Coordonner

- Interface entre la Direction et les agents ou autres services
- Hiérarchisation des demandes de la Direction
- Planification des activités de la Direction
Tenue de l'agenda consignant les rendez-vous et réunions dans le respect des délais impartis
- Clarification et classification des informations
Réception des informations par mail de services extérieurs ou collègues, les transmettre aux bonnes personnes dans le respect des délais
Veille des différentes boites mail fonctionnelles
Retranscription des informations orales ou écrites
- Aptitudes à rechercher des informations et savoir se tourner vers les personnes compétentes afin de répondre à certaines interrogations

2 - Anticiper

- Gestion de la logistique inhérente aux activités de la Direction (déplacements, réunions, visio conférences)
- Contrôle des échéances liées à l'agenda du Préfet
- Préparation des dossiers des Adjoints (commandes, suivi des retours, impressions)

3 - Organiser

- Réunions
Sondage auprès des participants
Rédaction et envoi des invitations officielles
Réservation de salles
Accueil des participants en présentiel
- Visioconférences
Programmation
Envoi des codes aux utilisateurs
Lancement selon les applicatifs utilisés
- Déplacements
Choix du moyen de transport
Prévision du temps de trajet
Réservation de véhicules ou de billets de train
Rédaction d'ordres de missions et suivi des états de frais (via CHORUS DT)

4 - Accueillir

- Aide à l'accueil et à l'accompagnement des nouveaux agents du SGAR
- Aide à l'accueil des participants aux réunions de services
- Aide à la planification et organisation de moments de convivialité

5 - Suppléer

- Continuité de service à assurer en cas d'absences de collègues

COMPÉTENCES REQUISES

6 - Outiller

- Mise à jour des connaissances liées aux différentes plateformes ou logiciels utilisés au quotidien
- Capacité à appréhender les nouveaux outils liés aux visioconférences (programmation et lancement)

7 - S'appuyer sur des qualités relationnelles

- Aptitude à travailler en équipe
- Sens de l'écoute
- Disponibilité selon l'activité du service
- Discrétion
- Discernement
- Diplomatie
- Maîtrise de soi
- Sens de la pédagogie

Les activités ont vocation à s'inscrire dans un pôle d'assistant(e)s mutualisé(e)s, dont les missions s'adapteront à l'actualité du service et seront supervisées par un chef de pôle. Ce pôle, à l'heure actuelle, ne prend pas en charge le secrétariat des agents placés sous l'autorité de la SGAR et des SGAR Adjoints (logistique salles, visios, reprographie, parapheurs...) sauf circonstances exceptionnelles.

Liaisons hiérarchiques

Chef(ffe) du pôle assistant(e)s mutualisé(e)s (n+1)
Secrétaires générales pour les affaires régionales Adjointes (n+2) Secrétaire générale pour les affaires régionales (n+2)

Liaisons fonctionnelles

- Agents du SGAR et de la Préfecture de région
- Directions régionales, chambres consulaires et opérateurs divers
- Préfectures de département
- Services de l'État (département et région)
- Administrations centrales et territoriales

Votre environnement professionnel

Le secrétariat général pour les affaires régionales est composé de 65 agents. Il assiste le préfet dans l'exercice de ses missions.
Il est organisé en deux pôles chargés de la coordination et du pilotage, au plan régional, des politiques publiques interministérielle, d'une part, et des politiques de modernisation et de mutualisation des moyens de l'État, d'autre part. De plus, le SGAR est doté d'une Direction de la coordination régionale.
Un pôle administratif mutualisé est composé de 3 personnels dont un(e) chef(ffe) de pôle, au service de l'équipe de Direction composée de :

- La secrétaire générale pour les affaires régionales, assistée par la cheffe de pôle
Assiste et représente le Préfet de région dans l'exercice de ses missions
Anime les politiques publiques et projets de nature interministérielle ou territoriales Accompagne la modernisation de l'action publique...
- La secrétaire générale pour les affaires régionales adjointe, en charge du pôle des politiques publiques interministérielles
Prépare des décisions et des réunions du préfet de région en lien avec les directions régionales
Met en oeuvre des politiques prioritaires : transition écologique, souveraineté énergétique, industrielle et alimentaire, au plein emploi et égalité des chances.
Pilote le contrat de plan État/région 2021-2027 et déclinaison régionale de France 2030...
- La secrétaire générale pour les affaires régionales adjointe, en charge du pôle moyens, mutualisations, modernisation.
Modernise la gestion interministérielle des ressources humaines et crédits d'action sociale Soutien et pilote des grands projets de sites immobiliers multi-services
Accompagne la transformation numérique au sein de l'État
Pilote de la gestion régionale des crédits de fonctionnement et d'entretien des services de l'État...

- Le directeur de la coordination régionale
Pilote les instances régionales
Coordonne la constitution des dossiers du préfet de région Anime le réseau des référents PILOTE
Organise le fonctionnement interne du SGAR (courrier, parapheurs...)