Assistant de Direction du Maire Dgs et Elus - Marsillargues H/F - Fonction publique Territoriale

Apporter une aide permanente au Maire et au DGS en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers.

- Organiser les agendas du Maire et du DGS et prendre les rendez-vous et organiser les déplacements du Maire et du DGS
- Relais d'information descendants et ascendants
- Renseigner les interlocuteurs par téléphone et par mail
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers/courriels
- Etablir les rétroplannings des instances municipales (conseil municipal, commissions)
- Rédiger les ordres du jour du conseil municipal en concertation avec le Maire et le DGS
- Collecter auprès des services les points à inscrire à l'ordre du jour des instances
- Rédiger les convocations des conseils municipaux et respecter les délais de transmissions des convocations et pièces avant la réunion
- Rédiger les notes de synthèse
- Etablir les dossiers des conseils municipaux
- Participation systématique aux séances du conseil municipal
- Rédiger des délibérations
- Rédiger les PV et listes des délibérations examinées en séance (ex-compte-rendu)
- Gestion de la dématérialisation des délibérations et décisions du maire et documents annexes, de la préparation à la transmission au contrôle de légalité (puis transmission aux services concernés)
- Publication sur le site internet et la borne tactile des délibérations, décisions et des documents des séances du conseil
- Tenue et classement des registres des délibérations et décisions du Maire
- Prendre des notes durant les réunions des chefs de service pour la rédaction des comptes-rendus
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Rédiger des courriers
- Rédiger des discours du Maire et des textes à paraître dans le bulletin municipal
- Rechercher des informations pour le montage de dossiers ; vérification des informations notamment réglementaires
- Suivi des dossiers administratifs
- Gestion des parapheurs (transmission à M. le DGS puis M. le Maire et retour dans les services)

Vous maîtrisez parfaitement la Langue française et l'orthographe pour la rédaction des courriers de la collectivité. Votre maîtrise concerne également les outils de bureautique où vous êtes parfaitement à l'aise avec le traitement de texte, le tableur et l'outil de messagerie et de planning en collaboratif. Vous disposez d'une aisance dans la prise de parole et êtes respectueux(euse) et bienveillant(e) envers vos interlocuteurs. De nature discrète vous savez être efficace et proactif(ive) dans la réponse aux besoins qui surviennent. Vous avez l'habitude de travailler dans un rythme de travail soutenu et savez vous adapter à l'imprévu. Votre discrétion professionnelle est reconnue et votre engagement dans l'intérêt général est marqué. Votre curiosité vous permet de donner du sens dans votre travail où vous êtes logique et ordonné(e).