Secrétaire de Direction - Lorrain H/F - Fonction publique Territoriale
- Le Lorrain - 972
- Fonctionnaire
- Fonction publique Territoriale
Les missions du poste
* Organise la vie professionnelle du directeur, des cadres du service technique et de l'élu référent.
* Gère l'agenda, les déplacements et les rendez-vous du cadre en fonction des priorités.
* Assure une relation de confiance avec les collaborateurs et les interlocuteurs externes.
* Prend en charge l'organisation des réunions et rédige les comptes rendus.
* Anime l'équipe administrative, impulse une dynamique de groupe et développe les compétences des collaborateurs.
* Organisation et suivi des activités du cadre et du service :
o Organiser et planifier les rendez-vous, déplacements et réunions du cadre ou de l'élu.
o Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.
o Assurer le suivi des projets et activités de la direction.
o Renseigner des tableaux de suivi et intégrer les priorités du service dans les activités quotidiennes.
* Encadrement et animation de l'équipe administrative :
o Motiver l'équipe et impulser une dynamique de groupe.
o Développer les compétences des collaborateurs et fixer des objectifs en lien avec les autres cadres du service.
* Travaux bureautiques :
o Réaliser et mettre en forme des documents administratifs : courriers, procès-verbaux, rapports, convocations.
o Organiser le classement et l'archivage des documents (papier et numérique).
o Effectuer des mailings et des saisies de documents divers.
* Accueil et gestion des relations publiques :
o Accueillir le public (physiquement et par téléphone), renseigner les interlocuteurs et assurer la transmission des messages.
o Adaptez le discours en fonction de l'interlocuteur et diriger les demandes vers les bons services.
Activités spécifiques :
* Contribuer à l'élaboration et la réalisation des actions de communication, tant en interne qu'en externe.
* Assurer la gestion du courrier et le lien avec les ressources humaines.
* Coopérer avec les partenaires internes et externes à la collectivité.
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Savoir-faire
* Compétences techniques :
o Maîtrise des techniques de secrétariat (prise de notes, dactylographie, écriture abrégée).
o Connaissances des outils et logiciels bureautiques (à préciser).
o Maîtrise des techniques de communication internes et externes.
o Gestion et organisation du temps, gestion de l'agenda, et planification des activités.
o Connaissances des principes de comptabilité analytique et des outils de suivi.
* Compétences spécifiques :
o Suivi des projets et activités en lien avec la direction.
o Prise en charge de la communication et du secrétariat pour le cadre ou l'élu.
o Gestion des relations avec les partenaires internes et externes.
Le profil recherché
Savoirs socio-professionnels :
* Compétences spécifiques :
o Connaissances en organisation du travail et gestion de l'agenda.
o Techniques de communication et d'animation d'équipe.
o Vocabulaire et fonctionnement des services administratifs.
o Maîtrise des outils bureautiques et de gestion des documents administratifs.
* Connaissances générales :
o Fonctionnement des services publics locaux et des collectivités.
o Réglementations applicables à la fonction publique territoriale.
o Notions de comptabilité publique et analytique.
Compétences relationnelles :
* Excellente communication orale et écrite.
* Capacité à gérer le stress et à travailler sous pression.
* Capacité d'adaptation, discrétion et rigueur.
* Capacité à travailler en équipe tout en étant autonome dans la gestion de son activité.
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Autonomie et responsabilités
* Autonomie relative :
o L'agent organise son travail de manière autonome tout en étant sous la supervision du cadre ou de l'élu.
o Responsable de la gestion du temps et de l'organisation du travail au quotidien.
o Les erreurs peuvent avoir des conséquences importantes sur le fonctionnement administratif et la bonne gestion des missions de la collectivité. Aptitudes requises
* Gestion du stress, maîtrise de soi et capacité à travailler sous pression.
* Discrétion, rigueur, et attention aux détails.
* Esprit d'initiative, autonomie et sens de la responsabilité.
* Sens de la communication et de l'écoute.
* Capacité à être diplomate et gérer des situations conflictuelles.