Assistant de Cabinet - Mairie de Montauban H/F - Fonction publique Territoriale

Placé sous l'autorité de la Directrice de Cabinet, vous apportez une aide permanente au chef de l'exécutif, en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Missions principales :

- Gestion de l'agenda de la Directrice de cabinet et le Chef de cabinet ;
- Organisation et optimisation des rendez-vous, réunions et déplacements ;
- Prise de rendez-vous et anticipation des priorités ;
- Suivi rigoureux des modifications et imprévus ;
- Relances régulières et rappels des échéances importantes ;
- Secrétariat et suivi administratif ;
- Accueil téléphonique et physique ;
- Participation ponctuelle à des missions transversales avec le secrétariat des élus et le protocole ;
- Rédaction des courriers, notes comptes rendus et synthèses ;
- Mise à jour régulière du fichier d'invitations pour garantir la fiabilité ;
- Suivi des réunions hebdomadaires et coordination des dossiers nécessaires.

Compétences requises :

- Compétences organisationnelles : gestion des priorités, rigueur et réactivité ;
- Maîtrise des outils bureautiques : Outlook Word, Excel ;
- Compétences relationnelles : sens de la diplomatie du contact et de la confidentialité ;
- Capacités d'anticipation : être proactive pour optimiser les plannings ;
- Capacités rédactionnelles ;
- Autonomie et polyvalence ;
- Capacité à travailler en toute autonomie.

Qualités :

- Disponibilité ;
- Discrétion / Confidentialité ;
- Gestion de l'imprévu ;
- Bon relationnel ;
- Travail en équipe ;
- Rigueur.