Assistant·e Gestion Archives H/F - Ddets 54

Activités principales : Secrétariat d'unités de contrôle :
- Classement dans les dossiers d'entreprise du flux papier entrant et sortant
- Appui aux assistantes d'unités de contrôle

Activités annexes : Missions d'archivage des dossiers administratifs du service :
- Connaissance des dates d'utilité administrative (DUA)
- Classement et tri
- Préparation du versement aux archives départementales
- Établissement de bordereaux de versement et de destruction
- Suivi des destructions

Connaissances : Bonne connaissance de l'environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services de l'Etat dans les champs concernés.

Savoir-faire :
Organiser et planifier son activité
Appréhender les contraintes de programmation liées aux missions et activités des services

Savoir-être :
Faire preuve de rigueur, discrétion et maîtrise de soi
Travailler au sein d'une équipe d'agents de contrôle et d'assistantes d'appui au contrôle

La Direction Départementale de l'Emploi, du Travail et des Solidarités (DDETS) est située sur 2 sites distincts : Vandoeuvre-lès-Nancy, lieu d'exercice principal de l'activité faisant l'objet du présent recrutement et le site de la cité administrative à Nancy lieu où seront regroupés les 2 sites à l'horizon fin 2025.

La direction est organisée en deux pôles :
- Un pôle « Solidarité, insertion, logement» constitué de 3 services : Service Personnes Vulnérables et Territoires prioritaires, Service Insertion Territoires Emploi et Service Hébergement, Logement et Intégration.

- Un pôle Travail et Branches Entreprises constitué de deux Unités de Contrôle, d'un service des Renseignements en droit du travail, de la Section centrale du travail et des Mutations et développement Économique;

La Délégation aux Droits des Femmes et à l'Egalité entre les Femmes et les Hommes, le secrétariat du Conseil Médical et les missions transversales dont la conduite de SP+ sont rattachées à la direction, composée d'un directeur et de deux adjoints.

- La politique du travail, dans la cadre du système d'inspection du travail porté par une ligne hiérarchique spécifique. Le pôle "Travail" de la DDETS est divisé en deux unités de contrôles, un service d'accès au droit et un service central travail composée de :
- 18 sections d'inspection au sein de 2 unités de contrôle dont :
- 11 sections généralistes,
- 2 sections à dominante transport,
- 2 sections à dominante agricole,
- 2 sections à dominante mines et carrières,
- 1 à dominante SNCF
- 5 assistantes d'unités de contrôle.

Formations prévues à la prise de poste : accompagnement par les RUC et les assistantes d'unités de contrôle.

Experience : 2 An(s) - sur des fonctions administratives

Compétences : Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Utiliser les outils numériques, Connaissance de l'environnement institutionnel, Avoir le sens de l'organisation, Connaissance de l'environnement administratif

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.