Secrétaire H/F - Cabinet Dentaire Eric Tran et Associes

LES RESPONSABILITÉS PRIMAIRES
Responsable de l'administration des activités quotidiennes de la réception et du cabinet dentaires, y compris, mais sans s'y limiter : la tenue des dossiers des patients, la planification des patients, les comptes débiteurs, le maintien de l'apparence et de l'ordre du cabinet dentaire et le rappel/les soins système.

TÂCHES SPÉCIFIQUES
Gestion de l'accueil
- Gérer les opérations quotidiennes du cabinet dentaire
- Ouvrir et fermer le cabinet dentaire selon le protocole du cabinet
- Examiner l'accueil pour une apparence soignée et professionnelle et apporter les modifications nécessaires
- Vérifiez l'exactitude de l'agenda et affichez-le dans toutes les salles de traitement
- Répondre aux appels téléphoniques avec professionnalisme
- Assurez-vous que le téléphone est décroché avant la troisième sonnerie en tout temps. Recueillir et répondre aux messages laissés sur le répondeur. Assurez-vous que le message approprié est sur le répondeur, par exemple : déjeuner, réunion du personnel, vacances, etc.
- Gérer le répondeur au quotidien. Assurez-vous que le message est adapté au contexte
- Examiner les fournitures pour la réception et fournir la commande au responsable d'accueil.
- Surveiller l'état des salles d'attentes. Vérifiez au moins deux fois par jour et corrigez tout problème de propreté.
Gestion des patients
- Maintenir un espace d'accueil professionnel ; organiser le matériel d'éducation des patients, etc.
- Accueillir et accueillir les patients et les visiteurs du cabinet
- Enregistrer les patients selon le protocole du cabinet, vérifier et mettre à jour les informations sur les patients. Gérer les rappels et le système des patients inactifs
- Superviser les relations avec les patients et traiter les plaintes des patients, selon le protocole du cabinet
- Aider à expliquer la politique du cabinet aux patients
- Confirmer les rendez-vous du lendemain selon le protocole et les préférences du cabinet
- Prendre des rendez-vous de suivi au besoin
- Connaître la politique financière du cabinet et être capable d'assister à une consultation sur le traitement et de conclure un accord financier avec un patient conformément à la politique financière du cabinet
- Envoyez des lettres de bienvenue aux nouveaux patients. Envoyez des cartes de remerciement.
La gestion des dossiers
- Recueillir et enregistrer avec précision les informations d'assurance des patients
- Enregistrer les entrées de tableau à partir de conversations téléphoniques ou en personne, le cas échéant
- Assurez-vous que les enregistrements sont stockés en toute sécurité et traités conformément aux réglementations de confidentialité
- Assurez-vous que les formulaires médicaux et les formulaires de consentement de chaque patient sont signés et à jour.
- Enregistrer avec précision les informations sur les patients
- Organiser les dossiers des patients et les radiographies pour les rendez-vous du lendemain
- Suivre les cas et d'envois vers et depuis d'autres dentistes
Gestion de l'inventaire
- Surveiller l'inventaire et commander des fournitures de bureau au besoin
- Surveiller et s'assurer que tout l'équipement electronique et informatique du cabinet dentaire fonctionne correctement
Participation
- Participer activement aux réunions du personnel. Effectuer d'autres tâches assignées par l'office manager
Correspondance
- Trier, organiser et distribuer le courrier
- Préparer et envoyer des lettres de remerciement aux nouveaux patients et aux référents selon les directives de l'office manager
- Préparer et envoyer toute autre correspondance nécessaire selon les directives de l'office manager
BESOINS EN PERSONNEL
Expérience d'éducation
- Baccalauréat
- Écriture lisible pour les communications
- Connaissance des logiciels dentaires un atout
- Expérience souhaitée
Interpersonnel
Expérience en service client ou en relations avec les patients

Experience : 2 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, baccalauréat

Langues : Français exigé

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Pratique dentaire

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.