Assistant Administratif- Direction des Achats - Produits de Sante H/F - Groupement Cooperation Sanitaire - Union

Présentation d'UniHA

UniHA (Union des hôpitaux pour les achats) est un groupement de coopération sanitaire de droit public
(GCS). Il est le premier acheteur public en santé avec 7,7 milliards d'Euros d'achat en 2025 dont 70%
de médicaments et dispositifs médicaux et agit pour le compte de ses 1500 adhérents et de 123
groupements hospitaliers de territoire.

Nature de l'emploi à pourvoir

Sous la responsabilité d'un coordonnateur pharmacien hospitalier, et au sein de la Direction des
achats de produits de santé d'UniHA, l'assistant administratif aura la charge d'assister le pharmacien acheteur.

Missions principales

Passation des marchés

- Participation au recensement des besoins : contribution à la consolidation des besoins
exprimés, préparation de supports de synthèse pour les réunions.

- Appui à la rédaction des pièces de consultation : mise en forme des documents
contractuels (RC, CCAP, CCTP) à partir de trames existantes, relecture critique,
vérification de la cohérence entre les pièces, sous la supervision de l'acheteur.

- Saisie des offres dans les outils métiers : enregistrement des données dans les logiciels
de gestion des marchés, contrôle de la complétude des informations.

- Gestion des spécimens et échantillons : réception, tri, étiquetage et archivage des
documents ou produits transmis par les candidats.

- Contribution à l'analyse des offres : élaboration de tableaux comparatifs, extraction de
données techniques ou financières, participation aux réunions d'analyse avec les
acheteurs.

- Préparation des notifications : rédaction des courriers de notification, vérification des
pièces contractuelles, envoi aux titulaires et suivi des retours.

- Transmission aux adhérents : diffusion des marchés notifiés aux bénéficiaires, gestion
des accusés de réception et archivage.

- Relations avec les parties prenantes : traitement des demandes courantes des
fournisseurs et des adhérents, orientation vers les interlocuteurs compétents en cas de
besoin, interactions avec les services supports (juridique, espace documentaire, support
applicatif.)

Suivi des marchés

- Archivage contractuel : classement physique et numérique des marchés, mise à jour des
bases de données, respect des procédures d'archivage réglementaire.

- Rédaction d'avenants et de certificats : élaboration de projets d'avenants, certificats
de bonne exécution ou attestations diversesen lien avec les évolutions contractuelles.

- Suivi des indicateurs et reporting : alimentation des tableaux de bord, extraction de
données pour les bilans périodiques, participation aux réunions de suivi avec les services
supports.

- Traitement des sollicitations techniques : réponse aux demandes simples relevant de
son périmètre, transmission des questions complexes aux experts de la filière.

Profil recherché

Compétence Techniques
- Première expérience dans les achats
- Connaissance sur les procédures des marchés publics serait un plus

Qualités personnelles
- Sens de la communication
- Aisance relationnelle
- Bonne qualités orale et écrite
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Excellente communication orale et écrite
- Aisance téléphonique et relationnelle
- Sens du service, discrétion et esprit d'équipe
- Maîtrise de la suite OFFICE (Très bon niveau en Excel)

Conditions d'emploi
- Type de contrat : CDD (12 mois) renouvelable
- Date de prise de fonction : Septembre 2025
- Résidence administrative : Bordeaux
- Lieu de travail : CHU de Bordeaux
- Déplacements pour des réunions nationales (Paris ou Lyon) : occasionnels
- Rémunération : selon expérience et profil
- Cotisation prévoyance collective intégralement prise en charge par l'employeur
- Temps de travail hebdomadaire annualisé : en compensation de la durée de travail effectif
hebdomadaire de 38h20

Experience : Débutant accepté

Compétences : Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) des activités économiques

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.