Assistant Administratif - Vie Associative - Mairie de la Baule Escoublac H/F - Fonction publique Territoriale

Sur le volet Maison de la vie associative Antoine de Saint Exupéry :
- Rédiger et mettre à jour les fiches associations (recueil des données, membres du bureau, année de création, statut, assurances...)
- Assurer le suivi, le classement et l'archivage des dossiers physiques et dématérialisées dans le respect de l'arborescence de la Direction
- Gérer l'agenda des « Rendez-vous association » auprès des élus et du responsable
- Centraliser et répondre aux demandes des associations : courriers, mails, portail citoyen pour préparer un premier niveau de réponse
- Aider à la préparation administrative, technique des dossiers et des réunions internes et externes avec les associations
- Tenu du secrétariat de la Maison de la vie associative
- Assurer une veille sur la création d'outils et l'accompagnement des associations dans leurs démarches
- Réaliser et mettre à jour des documents « Foire aux questions », guide pratique internes et à destination des associations
- Aider à la réflexion et la coordination des projets mis en place dans la Maison de la Vie Associative Antoine de Saint-Exupéry
- Assurer le suivi et les demandes de devis pour l'organisation de formations à destination des associations
- Réaliser des outils administratifs et des tableaux de bord de suivi statistique
- Gérer la mise en place des affichages, des dépliants des associations dans l'espace documentaire et gérer les stocks,
- Aider à la préparation et participer aux événements de la Maison de la vie associative (Soirée des associations, guide des associations, animations auprès des associations...)
- Aider à l'actualisation des catalogues des salles communales, plans d'implantation, règlement des salles et procédures de la Direction

Sur le volet de la Direction de la démocratie participative, relations citoyennes :
- Aider à la centralisation administrative des échanges et prépare les réponses aux courriers, mails, demandes émanant du portail citoyen des administrés sur les sujets de la Direction
- Aider à la préparation administrative et technique des dossiers et des réunions internes et externes auprès des usagers

Consultez le détail complet de l'offre sur la page http://www.emploi-territorial.fr/details\_offre/o044250811000094-assistant-administratif-vie-associative?pk\_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".

SAVOIR
- Maîtrise de l'outil informatique (Pack Office et Outlook)
- Logiciels internes ATAL, ASTRE, PORTAIL CITOYEN Maîtrise de l'orthographe et des règles de secrétariat
- Connaissance des procédures budgétaires et financières
- Connaissances dans le classement et l'archivage
- Connaissances en comptabilité et analyse de données financières
- Connaissance de la fonction publique et des procédures internes à la collectivité

SAVOIR-FAIRE
- Connaissance du tissu associatif local
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité à rendre compte à la hiérarchie
- Excellent rédactionnel et capacité de synthèse

SAVOIR-ETRE
- Réactivité et tenue des délais
- Diplomatie et excellent relationnel
- Rigueur et organisation
- Être force d'initiative et de proposition
- Ouverture d'esprit et capacité à se former
- Confidentialité