Secrétaire Administratif - Cour d'Appel de Bordeaux H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Attributions générales
- Accueil des usagers, fonctionnaires et magistrats
- Gestion de l'agenda
- Préparation des réunions et déplacements
- Accueil téléphonique
- Gestion de(s) boîtes électroniques et des diffusions
- Mise en forme de courriers et des procès-verbaux
- Suivi des parapheurs et diffusions
- Mise à jour de l'organigramme et annuaire
- Enregistrement des dossiers
- Gestion des salles et des réunions dédiées
- Assistance aux événements de la cour
- Encadrement de premier niveau de l'adjoint administratif et remplacement en cas d'absence

Attributions propres

Au secrétariat de la directrice greffe
·Responsable du secrétariat de la directrice
- Encadrement direct des adjoints administratifs affectés au secrétariat
- Organisation de la continuité de service en lien avec les besoins
·Référent de la cellule de gestion budgétaire
- La préparation des commandes
- La passation de la commande, demande d'achat sous Chorus Formulaires/commande ou carte achat
- La saisie et du suivi de gestion dans Chorus Formulaires
- Le suivi budgétaire et le lien avec les services compétents
- La préparation budgétaire en lien avec la direction
- Le suivi des fournitures en lien avec les agents techniques

Au cabinet de Monsieur le procureur général

·Responsable du secrétariat de cabinet
- En lien direct avec la directrice de greffe
·Gestion des dossiers de candidatures à l'intégration et recrutements latéraux
- Réception et instruction des dossiers de candidatures (art I8-l, 22/23, 41, MTT)
- Gestion des délocalisations de dossiers (entrantes et sortantes)
- Suivi des candidatures via un tableau de bord de leur réception jusqu'à leur passage en commission
- Veille juridique

·Gestion du centre d'examen de Bordeaux pour les concours d'entrée à l'école nationale de la magistrature
- Réception des consignes, notes, listes de l'ENM et enregistrement sur le K
- Réception des sujets et mises au coffre immédiat
- Inventaire des besoins en équipements sanitaires et fournitures
- Préparation des listes des candidats
- Organisation de la salle d'examen
- Accueil des candidats
- Gestion des PV

Au cabinet de Madame la première présidente

· Préparation des décisions d'administration
- Préparation des ordonnances d'habilitation, de roulement, de service allégé, relatives aux assises etde délégation des magistrats placés
- Élaboration mensuelle d'un état récapitulatif des astreintes
- Suivi des tableaux de permanence de week-end et des permanences des conseillers
·Prestations de serment
- Suivi des demandes, rédaction des procès-verbaux et diffusion des procès-verbaux
·Elections politiques
- Réception des demandes, établissement et diffusion des ordonnances
·Audience solennelle de rentrée en lien avec le secrétariat de la direction de greffe
- Gestion de la boîte mail dédiée, collecte des réponses, relances

Connaissances :
- Maîtrise d'Excel, Word, Outlook
- Connaissance de l'organisation judiciaire
- Maîtrise applicatifs métiers en usage

Savoir-être :
- Discrétion professionnelle
- Qualités relationnelles

Savoir-faire :
- Appliquer les textes législatifs et règlementaires
- Assurer une veille juridique
- Maîtrise technique de l'accueil physique et téléphonique
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- Maîtrise des nouvelles technologies