Secrétaire H/F - Institut Medico Prof la Horgne

Qui sommes-nous ?
Intégrer notre association, c'est participer à une mission de service public en lien avec plus de 25 000 personnes qui bénéficient de son action et de son expérience au travers de ses 4 secteurs d'activité : la protection de l'enfance, le handicap, la prévention spécialisée et l'inclusion sociale. Et si vous mettiez votre talent au service de notre entreprise sociale et solidaire ? Nous vous proposons de rejoindre notre association de sauvegarde de l'enfance et des adultes de Moselle.
Le CMSEA est non seulement une association reconnue par les pouvoirs publics mais également un acteur économique important du territoire. Il travaille en partenariat avec l'Etat, le CD 57, l'ARS et les collectivités pour satisfaire aux besoins en équipements sociaux et médico-sociaux.
La mission confiée au DAME LA HORGNE est d'offrir à des adolescents et des jeunes adultes en situation de handicap, l'ensemble des formes d'enseignement scolaire et professionnel, d'habitat et de soins, à titre permanent, temporaire ou selon un mode séquentiel, à temps complet ou partiel, dans ou hors les murs.
Le D.A.M.E La Horgne favorise l'inclusion en milieu ordinaire en proposant, une aide pluridisciplinaire et modulable reposant sur la possible conjugaison de trois modalités
- L'accueil de nuit : l'hébergement de semaine, l'habitat externalisé et/ou inclusif
- L'accueil de jour : au sein de l'unité d'enseignement scolaire et professionnel
- L'accueil en ambulatoire via le SESSAD Pro et le SAFTE (Service d'Accueil Familial Thérapeutique)

Définition générale/ Finalité du poste
Sous la responsabilité du directeur, il (elle) traite les courriers et certains dossiers qui lui sont confiés et assiste la secrétaire de direction dans ses tâches.
Le (la) secrétaire accueille les visiteurs et les bénéficiaires et oriente ces derniers selon leurs demandes. Il (Elle) les conseille et les informe en fonction de leurs besoins.
Le (la) secrétaire occupe également le poste de standardiste (réception et transmission des appels).

Missions et activités principales
Missions :
- Tenue du Standard - accueil téléphonique et physique.
- Saisie, correction, rédaction et mise en forme de documents professionnels.
- Suivi administratif et tenue des dossiers informatisés du bénéficiaire, contrat de séjour, dossier MDPH, mesures de protection, CRETON, conventions...
- Respect de la réglementation en matière de confidentialité, du droit des personnes.
- Traitement, archivage des documents constituant le dossier du bénéficiaire.
- Participation à la vie institutionnelle du DAME (réunions de service)
- Relations avec la Direction, familles, usagers, partenaires extérieurs, services décentralisés du siège.
Compétences clés et domaines de connaissance
o Qualités relationnelles indispensables
o Confidentialité
o Disponibilité et adaptabilité pour répondre aux nécessités de service
o Capacités rédactionnelles et maîtrise de l'outil informatique indispensables : Word, Exel, PowerPoint, Publipostage

Description du candidat
Vous êtes titulaires d'un Bac +2 exigé et une formation de secrétaire médicale est un plus. Des connaissances du champ du handicap et de l'accompagnement des usagers déficients intellectuels sont un plus. La maîtrise du Pack Office est requise.
Votre expérience vous a permis d'acquérir le sens de l'organisation, efficacité, polyvalence et autonomie.

Poste à pourvoir en CDD jusque fin décembre 2025 à temps plein. Le Contrat pourra être prolongé.

Conditions de travail / spécificités :
Casier judiciaire B3 impératif à l'embauche
Attestation d'honorabilité impérative à l'embauche depuis le site https://honorabilite.social.gouv.fr/jai-besoin-dune-attestation-dhonorabilite
35heures par semaine.
Congés trimestriels (15j) en complément des congés annuels

Experience : 24 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour enfants handicapés

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.