Assistant de Direction et Relations avec les Usagers - Direction de la Qualite et des Usagers -100% H/F - Fédération Hospitalière de France

Descriptif Descriptif du poste :

Le Département Territorial de la Qualité et des Usagers du CHRU de Nancy joue un rôle central dans l'amélioration continue des soins, des pratiques professionnelles et des conditions de travail.
Acteur clé de la dynamique hospitalière, il accompagne l'ensemble des services dans la mise en uvre de la démarche qualité, et de prévention des risques et assure la mise en conformité avec les exigences réglementaires.
Composé d'une trentaine de professionnels aux expertises et profils variés, il pilote et coordonne des actions sur de nombreuses thématiques : gestion des risques, prévention du risque infectieux, radioprotection, audits, évaluations et certifications. Il soutient les établissements du territoire dans la démarche qualité et sécurité des soins.
Par ailleurs, il porte une attention particulière à la relation avec les usagers et à l'amélioration de l'expérience patient, en recueillant et analysant leur parole, en favorisant leur participation aux instances hospitalières, et en menant des actions de sensibilisation et de formation. Rejoindre le Département Territorial de la Qualité et des Usagers du CHRU de Nancy, c'est contribuer activement à l'amélioration des parcours de soins et de l'expérience patient.
LE POSTE
· Service : Département territorial de la qualité et des usagers
· Horaires : Jour
· Date estimative de vacance :
Description des missions :
Dans un contexte de besoin de renfort sur les missions d'assistante de direction et des relations avec les usagers, les missions du poste consistent à :
> Appuyer la cheffe et la présidente du département dans la déclinaison de leurs missions sur les plans administratif et logistique
> Assurer le secrétariat de direction et des membres de l'équipe du Département territorial de la qualité et des usagers en organisant :
- La réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service et au suivi des dossiers traités
- Les réunions, les rencontres de travail et les événements initiés par le Département
- La gestion logistique et bureautique (déplacements professionnels, organisation de réunions)
> Gérer les relations avec les usagers
> Possibilité de suivre des dossiers en propre
Description des activités :
Missions d'assistante de direction
- Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques
- Gestion des agendas : planification, organisation des rendez-vous, des réunions et des déplacements (rédaction des méls d'invitation, préparation des dossiers de façon anticipée, gestion de la logistique - réservation de salles, réservation de véhicules / transport, commande de prestations - restauration,)
- Gestion des mails : diffusion au sein du département ou de l'institution, suivi le cas échéant et archivage
- Gestion et traitement des courriers : tri, enregistrement, numérisation, diffusion, classement
- Rédaction, saisie et mise en forme de documents divers (courriers, rapports, comptes rendus, diaporamas)
- Classement et archivage des informations et documents de diverses natures selon l'arborescence mise en place, reproduction de documents
- Constitution, préparation et suivi de dossiers en lien, notamment, avec la cheffe de département
- Participation aux réunions et rédaction des comptes rendus
- Participation à la préparation et à l'organisation des événements et/ou manifestations organisés par le Département (exemple : visites de certification, semaine de la sécurité, forum citoyen)
- Gestion des stocks de produits, de matériels bureautiques (saisie, suivi, contrôle, relance des commandes)
- Gestion des besoins logistiques liés aux activités du département
- Gestion documentaire (GEDoc)
Missions relations avec les usagers :
- Gestion et traitement des dossiers de réclamation selon la procédure institutionnelle : analyse de la réclamation, alerte si nécessaire, recueil d'éléments d'information auprès des services, rédaction de courriers de réponses
- Organisation des médiations
De façon ponctuelle, afin d'assurer la continuité des activités :
- Accueil et permanence physique, téléphonique et électronique de réception des réclamations des usagers
- Enregistrement des réclamations relevant de la compétence du Département
- Suivi des courriers de réclamations : réponses d'accusé réception
- Enregistrement des remerciements
- Organisation des commissions des usagers
FONCTIONS ET ACTIVITÉS
Accueil et prise en charge des personnes (agents, étudiants, usagers, etc.), réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques,
Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage etc.),
Suivi et gestion de l'agenda du directeur de l'IFSI (en lien avec les secrétariats des écoles de spécialités)
Préparation administrative de la diplomation des étudiants (listes des présentés, constitution des dossiers, affichage des résultats, distribution des diplômes etc.) en lien avec DREETS
Suivi du Comité de lecture (avec mise en page des sujets d'examen)
Suivi financier des dossiers de chaque étudiant (pièces utiles, devis, chèques, PTR, suivi etc.) et pour l'IFSI (intervenants, contrats, conventions, indemnisation etc.)
Et en particulier le suivi des étudiants en financement spécifique (financement par fonds propres, CPF, Transition pro, Sant'est CFA, Employeur extérieur)
Aide à l'organisation des différentes instances de l'IFSI /participation aux réunions et réalisation des comptes rendus
Gestion Parcoursup (dossier à établir, à suivre) en coordination avec adjoint administratif en charge de l'admission
Déclaration des AT à la CPAM et médecine du travail
Collaboration avec l'Université de Lorraine, la Région Grand-Est et l'ARS et les autres instituts de formation du CHRU et de la région Grand-Est
Saisie, mise à jour, sauvegarde et archivage de données, d'informations, de tableaux, dans son domaine d'activité,
Participation à la démarche Qualité de l'institut,
Recueil / collecte de données ou informations spécifiques à son domaine d'activité, et réalisation et suivi de statistiques
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
Participation avec l'équipe pédagogique à l'organisation de réunions, conférences, événements, commissions spécialisées,
En outre, il peut être demandé à chaque secrétaire d'assurer le remplacement d'un(e) de ses collègues en cas de nécessité de service.
Poste en journée.

Profil recherché :

Connaissance de l'organisation et du fonctionnement interne de l'établissement appréciée
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Capacité d'organisation, de rigueur, de méthode et de gestion des priorités
Capacité d'analyse et de gestion des demandes, polyvalence
Bonne expression orale et rédactionnelle
Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint)
Aptitude à l'utilisation des outils bureautiques et de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique)
Aptitude à travailler en équipe
Aisance relationnelle
Date de limite de dépôt de candidatures : 03 septembre 2025
Pour le personnel du CHRU de Nancy, nous vous remercions d'indiquer votre numéro de matricule sur votre candidature ou de joindre complété, le modèle de lettre de motivation disponible sur l'Intranet accompagné d'un CV à jour.