Assistant·e Administratif·ve en Sts - Conseil Departemental de l'Herault H/F - Fonction publique Territoriale

Assistant·e administratif·ve en STS
DGA SD
Pôle action sociale enfance famille
MDS de l'Etang de Thau
STS Mèze-Gigean

Missions :
Assister sur le volet administratif le(s) responsables(s) ou/et les membres d'une structure
Membre de l'équipe du STS, sous l'autorité hiérarchique du Responsable Territorial des Solidarités (RTS), et fonctionnelle du Responsable Territorial PMI :
Assure un accueil de qualité par une écoute active, informe et oriente les usagers
Participe à la mise en oeuvre de la politique départementale en matière d'action sociale et médico-sociale Contribue à l'élaboration d'un projet de service, à sa mise en oeuvre et à son évaluation collective

Activités
Activités métier
- Suit ou participe aux projets, aux activités ou aux dossiers portés par la structure
- Réalise et met en forme sur des logiciels spécifiques les courriers et autres documents
- Respecte les engagements de la démarche qualité accueil du public
- Procède à l'accueil physique et téléphonique du public
- Gère les rendez-vous, les calendriers et les déplacements
- Assure la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers
- Assure la gestion du courrier
- Assure la gestion des fournitures de bureau
- Assiste l'activité de l'équipe

Activités poste
Procède, à l'accueil, l'information et l'orientation des usagers
Participe à la mise en oeuvre de la démarche Qualité Accueil
Réalise une pré-évaluation des demandes des usagers
Assure la prise de rendez-vous pour les TMS et les TS du STS et du STPMI
Assure le suivi administratif des dossiers des familles suivies par les équipes des STS et STPMI (saisie dans les logiciels métiers, rédaction et frappe de documents, classement et archivage)
Assure la gestion administrative des dossiers adultes vulnérables et des mesures d'accompagnement personnalisé MASP
Assure le suivi des échéances des informations préoccupantes, des entrées dans le dispositif Prévention/Protection de l'Enfance, des contrats d'engagement réciproques, des mesures d'accompagnement personnalisé
Assure le suivi administratif des consultations de PMI
Assure la gestion et le suivi administratif des interventions de l'équipe PMI pour les missions en école maternelle et notamment l'utilisation du logiciel Horus.
Participe aux réunions pluridisciplinaires organisées par le RTS et en assure le compte rendu
Participe à l'élaboration du rapport d'activités
Alimente les tableaux de bord d'activités
Assure le reporting

En l'absence et/ ou en relai de l'assistante du RTS :
Assure la gestion du courrier, la prise de RDV du RTS et du RTPMI

* Respecter la charte graphique
* Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
* Technique(s) du domaine d'intervention
* Règles de classement et d'archivage des dossiers papier et numériques
* Organisation et fonctionnement du Département
* Utiliser les techniques du domaine d'intervention
* Constituer et suivre des dossiers administratifs
* Utiliser les logiciels de bureautique
* Capacité d'adaptation
* Aptitude à la communication
* Sens de la confidentialité
* Disponibilité
* Sens de l'organisation
* Rigueur
* Qualité : démarche, méthodes, outils
* Offre socio-éducative locale
* Droit(s) et règlement(s) du domaine d'intervention
* Dispositif(s) du domaine d'intervention
* Données du territoire d'intervention
* Logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention
* Analyser les situations à risques et décider de mesures à prendre en urgence
* Appliquer la réglementation
* Tenir des tableaux de bord
* Appliquer les procédures qualité
* Répondre aux besoins des usagers
* Transmettre l'information
* Utiliser le(s) logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention
* Secteur médico-social