Pref49 - Secrétariat Particulier Préfectoral Assistant·e de Direction H/F - Fonction publique de l'État
- Loiré - 49
- Fonctionnaire
- Fonction publique de l'État
Les missions du poste
Groupe RIFSEEP : 1
Vos missions principales :
Principalement assistante de la directrice de cabinet, assurant un binômage avec l'assistante du Préfet, ce qui inclut les missions suivantes :
- Gestion de l'emploi du temps du Préfet et de la Directrice de cabinet (tenue de l'agenda, demandes d'audience, organisation des rendez-vous, réunions, déplacements, visites)
- Réception des appels téléphoniques et filtrage des communications
- Réception et tri du courrier adressé au nom personnel du Préfet et de la Directrice de cabinet
- Suivi du courrier (réponse aux invitations, remerciements, divers)
- Prise en note rapide de messages, courriers
- Suivi du fichier des personnalités et celui des élus
- Gestion des réceptions, déjeuners, dîners (élaboration des listes d'invités, cartons d'invitations, enregistrement des réponses, plans de table, menus)
- Gestion du budget de fonctionnement de la résidence Préfet et de la Directrice de cabinet
- Gestion des frais de réception et de représentation Préfet et Directrice de cabinet
- Classement des dossiers Préfet et Directrice de cabinet
- Visuel sur la boîte messagerie fonctionnelle Directeur de cabinet et Préfet
Votre environnement professionnel :
Activités du service : Cabinet du Préfet
Composition et effectifs du service : 30
Liaisons hiérarchiques : Préfet et Directrice de cabinet
Liaisons fonctionnelles : sous-préfets, chef de cabinet, chefs de service de l'État, élus, chefs d'entreprise, représentants syndicaux, représentants milieu associatif, etc.
Activités supplémentaires : assurer une partie des missions de l'huissier lors de ses absences et de son «binôme» (diffusion courrier, circulation des parapheurs, accueil)
Le profil recherché
Vos compétences principales mises en oeuvre
Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel : niveau expert - à acquérir
Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau expert -requis
Savoir-faire
Savoir s'organiser : niveau expert - requis
Savoir travailler en équipe : niveau expert - requis
Savoir rédiger : niveau expert - requis
Savoir-être
Savoir s'adapter : niveau expert - requis
Savoir s'exprimer oralement : niveau expert - à acquérir
Durée attendue sur le poste : 3 ans