Assistant de Direction du Maire et du Directeur Général des Services - Commune de Boé H/F - Fonction publique Territoriale

Apporter une aide permanente au Maire ainsi qu'au Directeur Général des Services en termes d'organisation, de gestion, de classement et de suivi des dossiers.
Poste à temps complet sous l'autorité fonctionnelle du Directeur Général des Services.

* Gérer l'agenda du Maire et du Directeur Général des Services,
* Organiser, examiner et prioriser le courrier, suivi des dossiers, notes, parapheurs pour relecture,
* Accueil téléphonique et physique du secrétariat,
* Rédiger des correspondances,
* Préparer les rendez-vous du Maire et du DGS : constitution des fonds de dossier des réunions,
* Suivi des projets et activités de la direction générale,
* Classement et archivage numérique des dossiers,
* Gérer et préparer les cérémonies + enveloppe budgétaire (vins d'honneur, gerbes, cadeaux...)
* Préparer les conseils municipaux (convocations, séances, compte-rendu, et contrôle de légalité),
* Gérer l'enveloppe budgétaire «communication» (insertions, goodies...),

COMPÉTENCES RELATIONNELLES ET MANAGÉRIALES :

* Être en mesure d'organiser et de planifier les rendez-vous selon les priorités et les urgences,
* Être en mesure d'établir une relation de confiance avec l'élu et le directeur,
* Savoir respecter les obligations de discrétion et de confidentialité,
* Savoir contribuer à un travail d'équipe régulier et cohérent.

COMPÉTENCES ORGANISATIONNELLES :

* Savoir appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre,
* Être en capacité d'intégrer les priorités de l'élu ou de la direction générale dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
* Savoir gérer les aléas et en alerter sa hiérarchie,
* Capacité à relancer ses partenaires pour récolter les informations souhaitées,
* Savoir constituer des dossiers.

COMPÉTENCES TECHNIQUES :

* Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,
* Savoir utiliser les outils bureautiques, outils de suivi et respect de la charte graphique,
* Savoir rédiger des courriers simples, des courriels et des comptes-rendus de manière autonome.