Attaché de Direction Chargé du Suivi de la Commission des Acquisitionsh - F H/F - Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité

Missions principales :

Sous l'autorité de la directrice de la conservation et des expositions (DCE) :

Elle apporte un appui au pilotage de la DCE
Elle est la référente principale et la secrétaire de la commission des acquisitions

Activités principales :

1. Appui au pilotage de la direction de la conservation et des expositions
- Organiser et suivre l'agenda de la directrice, classer et archiver les documents courants de la direction
- Organiser les réunions de direction : ordre du jour, compte rendus, relevés de décisions,
- Assurer le suivi des actions en appui de la directrice ; planning, relance
- Assister sa hiérarchie et la représenter auprès des autres services (réunions mensuelles avec les services juridique et financier)
- Préparer et rédiger des notes, des courriers type, etc.
- Suivi du budget de la direction (réunion DCE/SAF)
- Organiser les réunions interservices et assurer l'interface pour les demandes des autres directions
- Établir les ordres de missions, réserver les billets et établir les états de frais pour la directrice
- Participer à l'organisation des vernissages ou autres événements du musée (coordination des listes d'invités, suivi et mise à jour des fichiers contacts direction, fichiers artistes, fichiers donateurs et envoi des pass annuels)
- Apporter aux agents de la direction ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative
- Assurer l'interface et la circulation de l'information entre les services de la direction et les autres directions
- En tant que de besoin, la Directrice pourra solliciter l'appui l'attachée de direction pour l'organisation de certains événements impliquant les différents services de la DCE

2. Organisation et suivi de la commission des acquisitions

Elle assure le secrétariat de la commission des acquisitions et est chargée de :
- Organiser les commissions d'acquisition : préparer en amont les pré-commissions, et participer au groupe de travail,
- Suivre le budget des acquisitions et l'analyse des dépenses avec le service financier
- Rédiger le procès-verbal et les relevés d'acquisition
- Établir les contrats d'acquisitions avec les vendeurs/donateurs et en assurer le suivi (Demander les devis et factures aux prestataires)
- Participation à la constitution des dossiers d'oeuvres papiers et numériques (archivage des documents originaux, certificats d'authenticité, fiches techniques, saisie de la partie administrative sur Webmuseo)
- Mise en place de la partie paiement des acquisitions (logiciel GFI-pep) et suivi des paiements avec l'agence comptable
- Mise en place et suivi des demandes de reçus fiscaux auprès du service financier

Compétences techniques :
Capacité rédactionnelle
Enregistrer et classer les documents
Bonne expression écrite et orale
Maîtrise des outils bureautiques
Connaissances en histoire de l'art moderne et contemporain

Savoir-faire :
Sens de l'organisation
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Rigueur et précision

Savoir-être
Réactivité
Aisance relationnelle
Discrétion et confidentialité
Politesse, courtoisie
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Liaisons hiérarchiques : Directrice de la conservation et des expositions

Liaisons fonctionnelles : Les agents de la direction, des autres directions de l'EPPPD-MNHI. Externe : interlocuteurs du service.