Secrétaire Administratif Secretariat de la Presidence Tj Creteil H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Le titulaire du poste assiste un responsable dans la gestion quotidienne de son travail. Il assure la gestion administrative d'un secteur sous l'autorité d'un ou plusieurs responsables (chefs de juridiction, directeur de greffe, chef de service).

Vos activités principales

Au sein du cabinet, l'agent remplit des missions propres et des missions partagées :

1- Missions propres
- Gestion de l'agenda de la présidente du tribunal, sous la supervision du chef de cabinet ;
- Gestion et préparation des commissions et assemblées générales (réservation de salle, convocations, rappels, listes d'émargement...) ;
- Gestion administrative des contractuels composant l'équipe autour du magistrat (contrats, états liquidatifs, absences, congés, CET...) ;
- Gestion des mouvements des nouveaux arrivants (mise à jour du tableau et transmission des modifications au service informatique, recensement de besoins en logistique : ultra-portable, badge d'accès etc.mise à jour de l'organigramme et le tableau des coordonnées des magistrats...) ;
- Participation à l'organisation de l'audience solennelle de rentrée du tribunal (gestion de la liste protocolaire, envoie des invitations, suivi des réponses...) ;
- Gestion des élections politiques (municipales, présidentielles, cantonales et régionales) ;
- Suivi des entretiens de déontologie des nouveaux magistrats (déclaration d'intérêts) ;
- Gestion des ordonnances d'habilitation et/ou de retrait à la commission de discipline de la maison d'arrêt de Fresnes.

2- Missions partagées
- Accueil physique et téléphonique du cabinet ;
- Gestion des parapheurs ;
- Traitement du courrier ;
- Diffusion des courriels à la juridiction ;
- Gestion des réservations de salles et appui logistique aux événements ;
- Gestion des évaluations et du tableau d'avancement des magistrats ;
- Gestion des vacations des magistrats à titre temporaire et des magistrats honoraires ;
- Utilisation du logiciel PILOT (gestion et planification des audiences) ;
- Gestion des délégués concernant la commission des listes électorales (mise en forme des ordonnances) ;
- Participation à la campagne des comptes-épargne temps des magistrats ;
- Gestion des astreintes des magistrats du siège ;
- Suivi administratif des stages (collégiens, étudiants, élèves-avocats) : suivi des conventions et envoi de documents à la demande du chef de cabinet ;
- Tous travaux d'impression.

Connaissances :

Applicatifs métiers
Circuits administratifs
Organisation judiciaire et administrative
Outils bureautique

Savoir-être :

Avoir le sens de l'organisation
Avoir le sens des relations humaines
Faire preuve de diplomatie

Faire preuve de polyvalence
Faire preuve de discrétion

Savoir-faire :

Alimenter les tableaux de bord
Appliquer les textes législatifs et réglementaires
Maîtriser les techniques d'accueil
Maîtriser les techniques de classement et d'archivage
Maîtriser les nouvelles technologies
Maîtriser les rédactions particulières à l'emploi