Agent d'Accueil et d'Etat Civil - Commune de Meyreuil H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité du directeur de service, et du directeur général des services :

MISSIONS GENERALES DU POSTE :

* Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants des services, gestion du standard
* Réception, traitement et diffusion de l'information
* Suivi et mise en forme des dossiers administratifs de l'état civil et de l'accueil
* Exécution et suivi des procédures et décisions administratives

Activités et tâches relatives au poste :

- Gestion du standard : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services
- Réception, traitement et diffusion de l'information en général (affiches etc.)
- Réception des colis et diffusion aux intéressés
- Gestion des rendez-vous pour le conciliateur
- Déclaration de concubinage
- Classement et archivage
- Réception et traitement des dossiers changement de nom, prénoms etc.
- Légalisation de signatures
- Affichage et mise à jour dans les panneaux (affiches d'information)
- Réception, traitement, saisie et suivi des dossiers administratifs au service état civil (mariages, audition des futurs époux si nécessaire, décès, reconnaissances, baptêmes civils, etc.)
- Renseignements relatifs aux cimetières de la commune à l'aide d'une application
- Recensement citoyen
- Recensement population
- Traitement du courrier arrivé (recherches d'actes mariages, décès, mariages, réponses au courrier etc.)
- Traitement des parapheurs après signature (envoi, copies, archivages)
- Attestation d'accueil (visite domiciliaire possible)
- Mentions marginales sur acte d'état civil
- Arrêtés, délibérations
- Préparation des commandes fournitures pour le service
- Duplicata de livret de famille
- Clôture et ouverture des registres d'état civil (tables annuelles)
- Dresser tous les 10 ans les tables décennales
- Elections : préparation, assistance, saisie des opérations sur les listes électorales (inscription, radiation, modification etc.), organisation et suivi des opérations de vote, mise en place des bureaux de vote lors des scrutins
- Jury d'assises (tirage au sort préparation liste préparatoire etc.)
- Etat civil du mois
- Rédiger les articles susceptibles de paraitre dans le journal d'information de la commune

Compétences requises :

Savoirs :

- Expérience confirmée dans un service état civil
- Connaissance de l'environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
- Maîtrise de l'expression écrite et orale
- Maîtrise des outils bureautiques et logiciels
- Procédures administratives

Savoirs-faire/savoirs être :

- Respect strict des horaires
- Accueillir le public avec amabilité et diplomatie
- Respecter la confidentialité
- Avoir le sens du service public

Conditions de travail :

- Horaires de travail : 35 heures sur 4 jours (un jour de repos hebdomadaire, à définir en fonction des nécessités du service) selon les horaires suivants : 8h15-12h30 et 13h30-18h
- Une permanence un samedi matin par mois, en heures supplémentaires, selon un roulement entre les agents de l'équipe, et lors des périodes électorales
- En période électorale, et lors des recensements de la population, des heures supplémentaires sont à prévoir (en semaine, et en week-end)