Gestionnaire Marchés Publics et Soutien Services Budgétaire et Immobilier H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Le secrétaire administratif assiste en tant que gestionnaire les responsables de la gestion budgétaire et de l'immobilier et assure la réception et l'orientation des courriers et différentes modes de saisine du SAR.

Direction/administration :
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs, les renseigner et les orienter vers le pôle d'activité compétent,
- Réceptionner et orienter les courriers et documents adressés au SAR par voie postale, physique ou
dématérialisée, suivre les délais et échéances fixées et faire les rappels nécessaires le cas échéant,
- Préparer les réunions et groupes de travail,
- Rédiger des projets, rapports, comptes-rendus de réunions, notes et courriers,
- Procéder au classement et à l'archivage des documents et dossiers.

Gestion marchés publics :
L'assistance administrative à l'équipe de projet dans le domaine de la passation et du suivi des marchés publics :
- Gestion administrative des procédures de consultation organisées en application du code des marchés publics
(rédaction de pièces de dossiers de consultation, suivi des calendriers, préparation et analyse des candidatures
ou d'offres), gestion administrative des marchés (gestion des actes spéciaux, avenants, etc.), analyse de
candidatures ou d'offres.Cette mission concerne tous types de marchés (marchés de travaux, de services, fournitures...) et nécessite une étroite collaboration avec les responsables budgétaire et immobilier.
- Assistance des responsables pour la constatation du service fait, suivi des factures, participation à l'élaboration des décomptes généraux et définitifs des marchés (DGD) et des quitus des opérations...)

Gestion budgétaire :

Le gestionnaire peut être amené à participer à des réunions techniques et à suivre certaines opérations ou séquences d'opérations (diagnostics, expertises ponctuelles, mobilier, déménagement...), en appui et sous le couvert du responsable de gestion concerné.
- Gestion des contrats et des baux
- Travail sur Chorus formulaires (préparation et suivi des demandes d'achats).
- Gestion des réservations des moyens de transport dans le cadre des marchés publics (Globeo travel, Cytric,
Véloce 21...), de la demande de réservation à l'émission du billet (en remplacement du gestionnaire)
- Gestion des frais de déplacement : réception et traitement des états de frais (codification), transmission sous bordereau au CSPO, enregistrement des dépenses sous tableaux Excel...) (en remplacement du gestionnaire)

En fonction des besoins de l'organisation, certaines activités visées dans cette fiche peuvent être dévolues à un autre agent du SAR ou à l'inverse, certaines tâches des autres agents du SAR peuvent être confiées temporairement au gestionnaire des marchés publics.

Connaissances :

Applicatifs métiers (Chorus, Excel, PLACE, APPACH, ORME, Cytric Globeo...)

Circuits administratifs, règles budgétaires et comptables

Principes juridiques et techniques des marchés publics

Organisation judiciaire et administrative

Outils bureautiques

Statut général de la fonction publique et statuts particuliers

Savoir-faire :

Alimenter des tableaux de bord et statistiques
Afficher la suite
Appliquer les textes législatifs et réglementaires / veille juridique

Maîtriser les rédactions particulières à l'emploi

Savoir fiabiliser et contrôler
Organiser sa charge de travail
Maitriser les techniques de classement et d'archivage
Maitriser les techniques d'accueil
Maitriser les techniques de communication

Savoir-être :

Faire preuve de rigueur
Être autonome
Faire preuve de réactivité
Faire preuve de discrétion
Etre à l'écoute
Avoir le sens de l'organisation
Polyvalence